Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich sorgt weiterhin für zahlreiche Fragen in den Finanzabteilungen großer Unternehmen. Mit dem aktualisierten Entwurf des BMF-Schreibens vom 25. Juni 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) nun weitere Klarheit geschaffen und zentrale Regelungen präzisiert. Für Unternehmen mit komplexen Strukturen und hohem Rechnungsvolumen ist es essenziell, die Neuerungen frühzeitig zu verstehen und in die eigenen Prozesse zu integrieren, um Compliance-Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Klarstellungen zur Ausstellungspflicht: Wen betrifft die
E-Rechnungspflicht?
Eine der wichtigsten Präzisierungen betrifft die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Der Entwurf stellt klar, dass die E-Rechnungspflicht unabhängig vom Status des Rechnungsempfängers gilt. Sie betrifft also auch Fälle, in denen der Empfänger Kleinunternehmer, Land- und Forstwirt oder Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen ist. Für große Unternehmen bedeutet das: Die internen Rechnungsprozesse müssen so ausgestaltet sein, dass sie sämtliche Geschäftspartner abdecken – ohne Ausnahmen.
Empfang elektronischer Rechnungen: Technische Voraussetzungen im Fokus
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft den Empfang von E-Rechnungen. Das BMF betont, dass keine gesonderten E-Mail-Postfächer erforderlich sind. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass sie technisch in der Lage sind, elektronische Rechnungen ordnungsgemäß zu empfangen und zu verarbeiten. Wer diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kann sich künftig nicht mehr auf alternative Rechnungsformen berufen. Für Großunternehmen ist dies ein klarer Handlungsauftrag: Die IT-Infrastruktur sollte spätestens jetzt auf den neuesten Stand gebracht werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Technische Anforderungen und Formate: XRechnung und Extensions
Das BMF-Schreiben liefert detaillierte Vorgaben zu den zulässigen Formaten, insbesondere zur XRechnung. Besonders relevant ist die Möglichkeit, sogenannte Extensions zu nutzen. Diese erlauben es, branchenspezifische Anforderungen abzubilden, ohne die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zu beeinträchtigen. Für international agierende Unternehmen und Konzerne mit komplexen Geschäftsmodellen bietet dies die notwendige Flexibilität, um auch spezielle Anforderungen innerhalb der E-Rechnungspflicht abzubilden.
Umgang mit ergänzenden Informationen und hybriden Formaten
Neu geregelt ist der Umgang mit ergänzenden Informationen, die einer Rechnung als Anlage beigefügt werden. Hier gilt: Pflichtangaben dürfen nicht durch Verweise oder Links ersetzt werden, sondern müssen vollständig im strukturierten Datensatz enthalten sein. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD hat der strukturierte XML-Teil immer Vorrang vor dem PDF-Bildteil. Für Unternehmen bedeutet das, dass die Kontrolle und Validierung der Rechnungsdaten auf den strukturierten Teil fokussiert werden sollte.
Vorsteuerabzug und Formatfehler: Neue Präzisierungen
Besonders praxisrelevant sind die neuen Aussagen zum Vorsteuerabzug. Rechnungen, die aufgrund von Formatfehlern nicht den Anforderungen einer ordnungsgemäßen elektronischen Rechnung entsprechen, berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Allerdings ist eine nachträgliche Korrektur durch Ausstellung einer korrekten E-Rechnung möglich. Während der Übergangsregelungen gilt jedoch eine Sonderregel: Solange der Rechnungsempfänger nachvollziehbar davon ausgehen konnte, dass der Aussteller zur Nutzung der Übergangsregelungen berechtigt war, wird der Vorsteuerabzug nicht automatisch versagt – auch wenn das Format nicht korrekt ist. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse zur Rechnungsprüfung und Korrektur weiter schärfen.
Archivierungspflichten: Flexibilität mit klaren Vorgaben
Auch bei der Archivierung elektronischer Rechnungen gibt es neue Spielräume. Das BMF erlaubt nun ausdrücklich die Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems – vorausgesetzt, die Unveränderbarkeit der Rechnungsdaten bleibt gewährleistet. Für große Unternehmen, die häufig mit internationalen Archivierungslösungen arbeiten, eröffnet dies neue Möglichkeiten, erfordert aber zugleich eine genaue Prüfung der eingesetzten Systeme.
Blick nach vorn: Das Thema Meldesystem bleibt offen
Trotz der vielen Klarstellungen bleibt das Thema „Meldesystem“ weiterhin ausgeklammert. Unternehmen sollten jedoch davon ausgehen, dass auch in diesem Bereich künftig weitere Anforderungen auf sie zukommen werden. Es empfiehlt sich, die Entwicklung aufmerksam zu verfolgen und rechtzeitig die Weichen für eine umfassende Digitalisierung der Rechnungsprozesse zu stellen.
Wie können Unternehmen jetzt reagieren?
Für Unternehmen mit komplexen Strukturen und hohem Rechnungsvolumen ist es ratsam, die neuen Vorgaben frühzeitig in die eigene Digitalisierungsstrategie einzubinden. Ein Compliance-Check, wie ihn beispielsweise OpenText anbietet, kann helfen, bestehende Prozesse zu analysieren und gezielt auf die neuen Anforderungen auszurichten. So lassen sich Risiken minimieren und die Weichen für eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht stellen.
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die schrittweise Umsetzung der Ausstellungspflicht – abhängig von Unternehmensgröße und Umsatz – ist bereits in vollem Gange. Wer jetzt aktiv bleibt und die regulatorischen Entwicklungen im Blick behält, sichert sich nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, sondern profitiert auch von effizienteren und transparenteren Prozessen in der Finanzorganisation
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