In öffentlichen Verwaltungen gehört die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu den zentralen Aufgaben der Buchhaltung. Gerade bei großen Rechnungsvolumina stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. Verzögerungen, Fehler und hohe Arbeitsaufwände sind häufig die Folge.
Eine zentrale Herausforderung ist die Kombination aus digitaler und papierbasierter Rechnungsbearbeitung. Viele Behörden arbeiten noch mit klassischen Aktenordnern, während andere bereits auf digitale Workflows setzen. Dies führt zu einem Medienbruch, der die Effizienz erheblich mindert.
Hier setzt die Lösung an: Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit OpenText VIM (Vendor Invoice Management) in Kombination mit Capture-Technologien und Künstlicher Intelligenz (KI).
Digitalisierung und Automatisierung: Die Lösung mit OpenText VIM
OpenText VIM ist eine umfassende Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme, insbesondere in SAP-Umgebungen. VIM übernimmt die Verarbeitung eingehender Rechnungen, unabhängig davon, ob sie digital oder in Papierform vorliegen.
Die zentralen Funktionen von OpenText VIM:
- Automatisierte Rechnungsfreigabeprozesse
- Integration mit SAP für durchgängige Workflows
- Vollständige Protokollierung und revisionssichere Archivierung
- Nutzung von KI zur Erkennung und Klassifikation von Rechnungsinhalten
Zusammen mit OpenText Capture kann VIM sowohl digitale als auch papierbasierte Rechnungen verarbeiten. Capture-Technologien sorgen dafür, dass eingescannte Belege automatisch erfasst, klassifiziert und an das VIM-System übergeben werden.
Betriebsmodelle: On-Premises oder Cloud?
Je nach Anforderung bietet OpenText VIM sowohl eine On-Premises-Variante als auch eine Lösung in der Cloud. Öffentliche Verwaltungen, die auf maximale Datenkontrolle setzen, entscheiden sich häufig für die On-Premises-Variante, während die Cloud-Lösung insbesondere bei verteilten Standorten Vorteile bietet.
Vorteile der Cloud-Lösung:
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Automatische Updates und Wartung
- Skalierbarkeit bei steigenden Rechnungsvolumina
Vorteile der On-Premises-Lösung:
- Volle Kontrolle über die Daten
- Anpassung an individuelle IT-Architekturen
- Nutzung vorhandener IT-Ressourcen
Erfolgsgeschichte: Automatisierung bei einer Stadtverwaltung
Eine deutsche Stadtverwaltung mit ca. 100.000 Einwohnern hat OpenText VIM implementiert, um die Bearbeitung von jährlich 100.000 Rechnungen effizienter zu gestalten. Vor der Einführung wurden die Rechnungen manuell geprüft, gestempelt und freigegeben – ein Prozess, der oft mehrere Tage in Anspruch nahm.
Die Umstellung:
- Implementierung von OpenText VIM und Capture zur automatisierten Verarbeitung
- Anbindung an das bestehende SAP-System
- Schulung der Mitarbeitenden zur Nutzung der neuen digitalen Workflows
Die Ergebnisse:
- Zeiteinsparung von 60 % bei der Rechnungsbearbeitung
- Reduktion von Fehlern um 30 % durch automatische Datenerfassung
- Kosteneinsparung, da weniger manuelle Eingriffe nötig sind
Der Return on Investment (ROI) wurde bereits im ersten Jahr erreicht. Durch die Kombination von KI und Capture-Technologien konnte die Verwaltung ihre Prozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch deutlich fehlerfreier arbeiten.
Die Rolle von KI: Intelligente Rechnungsverarbeitung
Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz werden Rechnungen nicht nur gescannt, sondern auch automatisch klassifiziert und den richtigen Buchungskonten zugewiesen. Dies minimiert menschliche Fehler und erhöht die Prozessgeschwindigkeit.
Ein besonderer Vorteil liegt in der kontinuierlichen Verbesserung: KI lernt aus Korrekturen und passt die Klassifikationsregeln dynamisch an. Dadurch wird die Erkennungsrate kontinuierlich verbessert.
Rechnungsautomatisierung als Effizienzhebel
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit OpenText VIM und Capture bietet erhebliche Vorteile für öffentliche Verwaltungen: weniger manuelle Arbeit, mehr Geschwindigkeit und eine höhere Datenqualität.
Ob On-Premises oder in der Cloud – die Lösung passt sich flexibel an die Bedürfnisse der Verwaltung an. Insbesondere bei hohem Rechnungsaufkommen amortisiert sich die Investition schnell.
Möchten Sie mehr über automatisierte Rechnungsverarbeitung erfahren? Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen – wir zeigen Ihnen konkrete Lösungen.
