Aviator Flex: Stellen Sie die Frage, die Ihre Akte wirklich braucht

Wann wusste wer was? Wo steht die Kündigungsklausel? Welche Dokumente gehören in die Chronologie? Mit Aviator Flex können Rechtsteams umfangreiche Dokumentenbestände gezielt nach relevanten Informationen durchsuchen. Sie formulieren ihre Fragen in natürlicher Sprache und erhalten KI-gestützte Antworten auf Basis der vorhandenen Dokumente.

Die Frage kennen Sie längst

Wenn man eine neue Akte bearbeitet, weiß man meist schon, wonach man suchen muss. Man möchte beispielsweise herausfinden, wer zu welchem Zeitpunkt über bestimmte Vorgänge informiert war, welche E-Mails zu einem Projekt ausgetauscht wurden oder ob sich in den Dokumenten Widersprüche und Zugeständnisse finden lassen. Schwieriger wird es, wenn man dafür Hunderte oder Tausende Dokumente durchsuchen muss. Schließlich möchte man die relevanten Informationen nicht nur finden, sondern auch so aufbereiten, dass die Kollegen im Team damit weiterarbeiten können.

Genau hier lohnt sich ein Blick auf Aviator Flex, eine Funktion von OpenText eDiscovery. In der KI-Beratung begegnet mir immer wieder dieselbe Überzeugung von Kunden: Der größte Hebel liegt in noch mehr Technik. Tatsächlich liegt er darin, dass KI zur Arbeitsweise passt und nicht umgekehrt. Genau dafür ist Flex gemacht.

Ihre Frage, Ihre Dokumente

Mit Aviator Flex können Sie eigene KI-Prompts auf beliebig viele Dokumente Ihrer Sammlung anwenden. Dabei legen Sie selbst fest, welche Dokumente analysiert werden sollen, und formulieren Ihre Fragen einfach in natürlicher Sprache. Besondere Kenntnisse im Prompt Engineering sind dafür nicht erforderlich, denn Sie wissen selbst am besten, welche Informationen für Ihren Fall relevant sind und welche Fragen Sie beantwortet haben möchten.

Flex lässt Ihnen den individuellen Entfaltungsrahmen: Das ist der Unterschied zu vordefinierten KI-Funktionen, die feste Aufgaben abarbeiten.  Ob Sie nach Verträgen suchen, Personen im Blick haben oder Ereignisse für eine Chronologie sammeln: Sie geben die Richtung vor.

Aviator Flex: Aus einer Antwort wird ein Arbeitsergebnis

Kennen Sie das? Eine gute KI-Antwort steht im Chatfenster, wird in eine E-Mail kopiert und ist drei Tage später kaum noch auffindbar. Aviator Flex setzt dem eine besondere Herangehensweise entgegen. Das Ergebnis wird direkt in einem Textfeld der Datenbank gespeichert, in einem eigenen oder einem bestehenden Feld.

Stellen Sie sich Felder wie „Custodian Awareness“, „Contract Reference“ oder „Risk Indicator“ vor. Ihre Sachbearbeiter sehen das Analyseergebnis neben dem Dokument. Sie können es durchsuchen, sortieren, filtern, in Berichten auswerten und exportieren. So bleibt das Analyseergebnis auch im späteren Review, in der Vorbereitung von Befragungen und in der Fallstrategie verfügbar. Und weil Sie Prompts mit Aviator Flex innerhalb des Projekts speichern und wiederverwenden können, muss niemand dieselbe Frage jedes Mal neu bauen. Das schafft Konsistenz im Team, statt vieler unterschiedlich formulierter Einzelabfragen.

Ein Beispiel aus der praktischen Arbeit mit Aviator Flex

Stellen Sie sich vor, Ihr Rechtsteam bearbeitet eine interne Untersuchung. Die Akte umfasst mehrere zehntausend Dokumente: E-Mails, Gesprächsnotizen und Projektunterlagen. Sie möchten nachvollziehen, wann die beteiligten Personen von einem möglichen Problem erfahren haben. Dieses illustrative Szenario zeigt den Ablauf.

Im ersten Schritt wählen Sie die Dokumente aus, die Sie für diese Frage untersuchen möchten. Sie grenzen die Auswahl auf das betreffende Projekt, die beteiligten Personen und den relevanten Zeitraum ein.

Im zweiten Schritt formulieren Sie Ihre Frage in natürlicher Sprache. Ein beispielhafter Prompt lautet: „Welche im Dokument genannten Personen wussten zu welchem Zeitpunkt von dem möglichen Problem im Projekt? Nennen Sie die betreffende Person, den erkennbaren Zeitpunkt und die Textstelle, auf die Sie Ihre Antwort stützen. Unterscheiden Sie ausdrücklich zwischen einer belegten Kenntnis und einer bloßen Vermutung. Wenn das Dokument keine Aussage dazu erlaubt, halten Sie dies fest.“

Im dritten Schritt lassen Sie das Ergebnis im benannten Textfeld „Custodian Awareness“ speichern. Ihre Reviewer sehen die Antwort neben dem jeweiligen Dokument und prüfen sie am Original. Passt die angeführte Textstelle zur Aussage? Belegt eine Nachricht tatsächlich Kenntnis oder nur, dass jemand im Verteiler stand?

Im vierten Schritt filtern Sie die Ergebnisse nach relevanten Personen oder Hinweisen auf Kenntnis und werten sie in einem Bericht aus. So entsteht eine Grundlage für die Chronologie und die Vorbereitung von Befragungen. Den Prompt speichern Sie im Projekt. Wenn weitere passende Dokumente hinzukommen, verwendet das Team dieselbe Fragestellung erneut und kann die Ergebnisse anhand derselben Kriterien prüfen.

Im fünften Schritt ordnet Ihr Team die Funde juristisch ein. Was eine Aussage beweist, welche Widersprüche relevant sind und welche Schlussfolgerungen tragfähig bleiben, entscheiden Ihre Juristinnen und Juristen.

Bei einer Vertragsprüfung nutzen Sie dieselbe Mechanik: Sie wählen die betreffenden Verträge, fragen nach Verweisen auf ergänzende Vereinbarungen und speichern die Antwort in „Contract Reference“. Ihre Reviewer prüfen die Fundstellen neben dem Vertrag und berücksichtigen sie im Bericht. Die rechtliche Bedeutung der Verweise beurteilt weiterhin Ihr Team.

Ein Werkzeug, viele Einsatzfelder

Dieselbe Grundfunktion von Aviator Flex umfasst ganz verschiedene Aufgaben:

• Early Case Assessment: Sie gewinnen Ansatzpunkte für eine erste Einschätzung der Akte.
• angepasste Responsiveness- und Issue-Kodierung: Sie richten die Bearbeitung auf die konkreten Fragen Ihres Falls aus.
• Fallstrategie: Sie machen relevante Aussagen für die weitere Argumentation nutzbar.
• Vertragsanalyse: Sie behalten gesuchte Regelungen und Verweise im Blick.
• Untersuchungen: Sie erschließen Hinweise für Chronologien und gezielte Nachfragen.
• Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSAR): Sie unterstützen die inhaltliche Sichtung der ausgewählten Unterlagen.
• Untersuchungen bei Datenschutzvorfällen: Sie bündeln dokumentierte Hinweise für die weitere Prüfung.

Nicht jede Akte braucht alles. Der Mehrwert von Aviator Flex liegt darin, dass Sie die Fragestellung an Ihre Akte anpassen, statt Ihre Akte an einen vorgegebenen Workflow.

So starten Sie effizient

Meine persönliche Empfehlung zur Nutzung von Aviator Flex  aus der Programm- und Beratungspraxis, kurz und praktisch:

• Beginnen Sie mit einer Frage, die regelmäßig wiederkehrt. Sie zeigt den Nutzen am schnellsten. Wählen Sie eine Frage, deren Antwort Ihr Team am Dokument nachvollziehen kann.
• Schneiden Sie einen ersten Test klein zu. Eine abgegrenzte Dokumentmenge, eine klare Frage, ein benanntes Ergebnisfeld. Prüfen Sie gemeinsam, ob die Antworten für den nächsten Arbeitsschritt konkret genug sind.
• Behandeln Sie Ihren besten Prompt als Teamwissen. Speichern Sie ihn, benennen Sie ihn, teilen Sie ihn im Projekt. Ein verständlicher Name hilft Ihren Kollegen, die passende Fragestellung wiederzufinden.
• Behalten Sie die finale Bewertung in Ihrer Hand. KI soll juristisches Urteilsvermögen nicht ersetzen, sondern helfen, es effizienter, konsistenter und sicherer anzuwenden.

Wer Kosten im Blick behalten möchte: Bei Aviator Flex können Sie mit eigenen Beispieldaten arbeiten und erhalten transparente Token-Schätzungen, bevor ein umfassender Review beginnt.

Jetzt Ihre erste Frage stellen

Aviator Flex macht aus Ihrer Fragestellung ein dauerhaftes, durchsuchbares Arbeitsergebnis. Das ist der Schritt von der Einmalantwort zur wiederverwendbaren Erkenntnis, und er beginnt kleiner, als viele denken.

Mein Vorschlag an Sie: Notieren Sie heute die eine Frage, die Ihr Team in jeder Akte beschäftigt. Sprechen Sie uns an und starten Sie einen kleinen Pilot mit Aviator Flex.

Eerleben Sie Aviator Flex in einer Live Demo

Sie möchten mehr erfahren? Dann melden Sie sich für unser Webinar im November an oder sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres vergangenen Webinars an.