Verwaltungen im öffentlichen Sektor stehen vor der Herausforderung, täglich enorme Mengen an Dokumenten effizient zu verarbeiten – ob in der Personalverwaltung, bei der Antragserfassung oder in der Rechnungsbearbeitung. Klassische Erfassungslösungen reichen hier nicht mehr aus.
Mit OpenText Capture steht eine KI-gestützte Plattform zur Verfügung, die genau an dieser Stelle ansetzt: Sie erfasst, klassifiziert und verarbeitet Dokumente medienbruchfrei und intelligent – On-Premises, hybrid oder in der Cloud.
Was ist OpenText Capture – Dokumentenerfassung öffentlicher Sektor
OpenText Capture ist eine intelligente Plattform für Dokumentenerfassung, die mithilfe von KI und maschinellem Lernen analoge und digitale Inhalte automatisch in strukturierte, verwertbare Informationen verwandelt. Damit werden papiergebundene Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisiert und optimiert.
Eingesetzt wird OpenText Capture u. a. in folgenden Bereichen:
- Eingangsrechnungen (z. B. in Verbindung mit OpenText VIM)
- Personalakten und Onboarding-Prozesse
- Fallakten in Sozial- und Gesundheitsbehörden
- Übergreifende Vorgangsbearbeitung in Kommunen und Landesbehörden
Die Vorteile für den öffentlichen Sektor
1. Einheitliche Dokumentenerfassung über Standorte hinweg
Erfassen Sie Daten kanalübergreifend – egal ob per Post, E-Mail, Upload oder Scanner. OpenText Capture extrahiert automatisch die relevanten Informationen.
2. Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Durch automatisierte Erfassung und Validierung von Dokumenten bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
3. Optimierte Entscheidungsprozesse
Dank integrierter KI erkennen Sie Zusammenhänge früher und können auf Basis aktueller Daten schneller reagieren.
4. Vereinfachte Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Metadatenbasierte Klassifikation ermöglicht eine automatisierte und regelkonforme Archivierung.
5. Zukunftssichere Integration
Ob SAP, E-Akte oder Fachverfahren – OpenText Capture lässt sich flexibel in bestehende IT-Umgebungen einbinden.
Technologische Highlights im Überblick
- Intelligente Klassifikation von Dokumenten mittels KI, Texterkennung und Layoutanalyse
- OCR-Engine für mehr als 120 Sprachen
- CaptureFlow Designer für konfigurierbare Workflows ohne Programmieraufwand
- Hybrides Deployment-Modell: On-Premises, private oder öffentliche Cloud
- End-to-End-Verschlüsselung für maximale Sicherheit
- Kontinuierliches Machine Learning zur laufenden Prozessoptimierung
Praxisbeispiel: Eine Landesbehörde mit über 1.000.000 Dokumenten pro Jahr – Dokumentenerfassung öffentlicher Sektor
Eine große Landesbehörde mit über 8.000 Mitarbeitenden verarbeitet jährlich mehr als 1.000.000 Dokumente – darunter Anträge, Bescheide, Verträge und interne Verwaltungsunterlagen. Bisher erfolgte die Dokumentenverarbeitung dezentral, teilweise manuell und oft zeitverzögert.
Die Lösung: Die Behörde führte OpenText Capture zur intelligenten Erfassung ein – kombiniert mit dem OpenText Archiv zur rechtssicheren, DSGVO-konformen Langzeitarchivierung.
Die Ergebnisse nach 12 Monaten:
- Automatisierte Erkennung und Klassifizierung von circa 80 % aller eingehenden Dokumente
- Reduktion der durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Dokument von 4 Minuten auf unter 1 Minute
- Einsparung von jährlich über 20.000 Arbeitsstunden im Vergleich zur manuellen Verarbeitung
- Nahtlose Integration mit dem bestehenden SAP-System und der digitalen Personalakte
- Hochverfügbare Archivierung von mehr als 30 TB an revisionssicheren Dokumenten
Zusätzlicher Nutzen durch den Einsatz von KI:
- KI-basierte Validierung von Datenfeldern, z. B. Abgleich von IBAN, Aktenzeichen und Adressdaten
- Automatische Erkennung von wiederkehrenden Formularstrukturen und Dokumenttypen
- Lernfähige Optimierung der Dokumentenzuordnung durch maschinelles Lernen im laufenden Betrieb
Intelligente Dokumentenverarbeitung als Enabler für den digitalen Staat
Mit OpenText Capture schaffen öffentliche Einrichtungen die Grundlage für eine effiziente, medienbruchfreie und sichere Verarbeitung von Dokumenten. Die Kombination aus KI, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit macht die Plattform zur idealen Lösung für Verwaltungen, die sich digital zukunftssicher aufstellen wollen.
