Fax und ITOM: Warum Transparenz für kritische Geschäftsprozesse entscheidend ist
Jahrelang galt das Fax als auslaufende Technologie, die mit der Digitalisierung des Datenaustauschs und der schrittweisen Abschaltung klassischer Telefonnetze verschwinden würde. Doch die betriebliche Realität sieht anders aus: In vielen Unternehmen ist das Fax nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil kritischer Geschäftsprozesse.
Die entscheidende Frage ist daher nicht, ob das Fax noch existiert, sondern ob Infrastruktur- und IT-Betriebsteams über die notwendige Transparenz verfügen, um die Kontinuität der davon abhängigen Dienste sicherzustellen.
Wenn das Fax zum Thema für den IT-Betrieb wird
Im Gesundheitswesen, bei Versicherungen, im öffentlichen Sektor, in der Logistik und auch in der Industrie werden täglich weiterhin Tausende von Dokumenten per Fax übermittelt: ärztliche Verordnungen, Patientenakten, rechtliche Mitteilungen, Lieferantenbestellungen oder die Korrespondenz mit Partnern und Aufsichtsbehörden.
Für die Fachabteilungen geht es dabei nicht darum, ein Fax zu versenden. Entscheidend ist, dass der zugrunde liegende Geschäftsprozess funktioniert. Eine Apotheke muss ein Rezept erhalten, ein Versicherer eine Schadensmeldung, ein Gericht eine Zustellung.
Damit ist das Fax kein isoliertes Kommunikationsmittel mehr, sondern Bestandteil eines geschäftskritischen Dienstes – ebenso wie eine Fachanwendung, eine Datenbank oder ein ERP-System.
Das Problem: Ein für ITOM oft unsichtbarer Dienst
In vielen Unternehmen überwachen Infrastruktur- und IT-Betriebsteams Server, Anwendungen, Datenbanken, Cloud-Infrastrukturen und Netzwerke. Über die mit Faxdiensten verbundene Dokumentenübertragungskette haben sie jedoch häufig keinen vollständigen Überblick.
Die Folgen können unentdeckte Übertragungsfehler, zu spät erkannte Betriebsprobleme, Unterbrechungen mit direkten Auswirkungen auf Geschäftsabläufe sowie Schwierigkeiten bei der Analyse von Vorfällen sein.
Das Paradoxe: Prozesse mit potenziell erheblichen finanziellen, regulatorischen oder betrieblichen Auswirkungen werden häufig noch immer nicht zentral überwacht.
Die Zukunft des Fax liegt in der Cloud
Die Entwicklung von Cloud-Fax-Diensten verändert die Situation grundlegend. Wie jeder digitale Dienst liefert auch eine moderne Fax-Plattform heute verwertbare Kennzahlen: Übertragungserfolgsraten, Übermittlungszeiten, Volumina, Warteschlangen, Routing-Fehler oder die Verfügbarkeit der Dienste. Gerade in stark regulierten Umgebungen können diese Informationen von entscheidender Bedeutung sein.
Diese Daten lassen sich in Observability- und IT-Operations-Plattformen integrieren und ermöglichen so eine durchgängige Transparenz über den gesamten Dienst.
Es geht nicht mehr nur darum zu wissen, ob eine Plattform verfügbar ist. Entscheidend ist vielmehr die Frage: Funktionieren die Geschäftsprozesse, die auf dem Faxdienst basieren?
Eine zusätzliche Datenquelle für AIOps
IT-Betriebsteams investieren zunehmend in operative Intelligenz, um das Ereignisrauschen zu reduzieren und die Behebung von Vorfällen zu beschleunigen. Auch Faxdienste liefern dabei relevante Signale, beispielsweise:
- einen ungewöhnlichen Anstieg von Übertragungsfehlern,
- einen Rückgang der Zustellquote,
- eine hohe Kapazitätsauslastung,
- Unterbrechungen der Netzbetreiberverbindung,
- ungewöhnliche Verkehrsspitzen.
In Verbindung mit Netzwerk-, Cloud-, Telekommunikations- oder Anwendungsereignissen können diese Signale dazu beitragen, Ursachen schneller zu identifizieren und Ausfallzeiten zu verkürzen.
Ein deutlicher Anstieg der Übertragungsfehler kann beispielsweise automatisch mit einem Ausfall des Netzbetreibers, einem SIP-Vorfall, einer Verschlechterung der WAN-Leistung oder der Nichtverfügbarkeit einer Anwendung in Zusammenhang gebracht werden.
Das Fax wird damit zu einer zusätzlichen Quelle operativer Erkenntnisse für AIOps.
Integration des Faxsystems in CMDB und Service Maps
Eine weitere Herausforderung ist das Management von Abhängigkeiten. Nur wenige Unternehmen wissen genau, welche Anwendungen noch Faxdienste nutzen, welche Partner davon abhängig sind oder welche Geschäftsprozesse bei einer Nichtverfügbarkeit beeinträchtigt wären.
Projekte zur Modernisierung von Faxsystemen bieten daher eine gute Gelegenheit, die CMDB zu erweitern und das Service Mapping zu verbessern.
Ist ein Geschäftsprozess korrekt modelliert, wird auch der Faxdienst als Bestandteil des betrieblichen Ökosystems sichtbar. In der Versicherungsbranche kann beispielsweise eine Schadenbearbeitung, bei der Dokumente per Fax übertragen werden, von zahlreichen Komponenten abhängen: Versicherungsanwendung, ERP-System, Cloud-Fax-Dienst, SIP-Provider, WAN-Netzwerk und Sicherheitsinfrastruktur.
Diese Transparenz verbessert sowohl die Auswirkungsanalyse als auch das Change Management.
Über das Fax hinaus: Es geht um betriebliche Resilienz
Letztlich geht es nicht um das Fax selbst, sondern um die Resilienz dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.
Unternehmen müssen heute gleichzeitig mit der Abschaltung traditioneller Netze, zunehmenden Cyberbedrohungen und steigenden regulatorischen Anforderungen umgehen. Deshalb müssen alle kritischen Dienste steuerbar, überwachbar und kontrollierbar sein.
Unternehmen, die Faxdienste noch immer als reine Telefonie-Komponente betrachten, riskieren eine Lücke in der Transparenz ihrer IT-Operations.
Wer Faxdienste dagegen in seine Strategie für Observability, Service Management und betriebliche Resilienz integriert, gewinnt an Transparenz, kann Risiken besser kontrollieren und die Kontinuität kritischer Geschäftsprozesse zuverlässiger gewährleisen
