信頼できる確実な情報管理プロセスにおけるコラボレーションは、仕事の未来にとって最も重要です。新しいコンテンツ共有技術やハイブリッドワークモデルがセキュリティやプライバシーの新たな課題を突きつける中、新たな規制やプライバシー要件が生まれ続けています。
時間や地域に縛られず高度に分散化した従業員は、必要な情報を即座に見つけなければならず、同時にセキュリティ侵害やデータ漏えいの機会を作ってはなりません。チームやプロセス全体にわたって安全に情報を共有するためには、情報ガバナンス、コンプライアンス、プライバシーの維持が必要です。 しかし、これを実現することは、新たなレベルのリスクをもたらすことにもなります。
新しい働き方に伴うリスクへの対応
ベライゾンの2021年データ漏洩調査報告書（DBIR）によると、データ漏洩の90％以上は、リモートワーカーが使用するデスクトップ共有・コラボレーションツールを攻撃していた。同レポートは、今やオンプレミス資産よりも外部資産が狙われていると結論付けています。遠隔地での業務やコラボレーションが増えるにつれ、企業の情報や機密データがこのようなセキュリティインシデントにさらされるようになり、金銭的・ブランド的な損害を被る可能性を指摘しています。
また、フレキシブルでモダンな業務環境では、攻撃範囲が広くなるため、知的財産へのリスクも飛躍的に高まります。知的財産の盗難による米国企業の損害は年間6,000億ドルに上ると推定されており、米国のCFOの5人に1人以上が、自社がすでに被害に遭っていると回答しています。このような環境の中、デロイトは、企業データと知的財産の損失に対する対策を優先することを企業に推奨しています。
コンプライアンスと可視性を維持しながら情報を保護する
企業が業務効率を向上させるために変革の取り組みを加速させる中で、情報ガバナンスとコンプライアンスへの影響は見過ごされがちです。柔軟な職場環境や分散したグローバルチームでは、組織のファイアウォールを越えて情報を作成、共有、使用する必要があります。遠隔地の従業員、契約社員、サプライヤー、パートナー、顧客はすべて、関連情報への安全で許可されたアクセスを必要としています。
では、必要な情報保護レベルを維持しながら、ビジネス情報への容易なアクセスを実現するには、どうすればよいのでしょうか。新しい働き方と現代の仕事の継続的な進化に対応するために、組織は以下のようなソリューションを見つける必要があります。
- 機密性の高いコンテンツやリスクの高いコンテンツを大規模かつインテリジェントに識別する
- 進化するコンプライアンスとセキュリティの要件に対応する
- 現在から将来にわたって、エンドツーエンドの一貫性と安全なアクセスを提供する
ガバナンス機能を情報エコシステムに拡張する
システムやプロセスの一貫性とは、中央のコンテンツ管理ハブで定義されたガバナンスポリシーを、これまで孤立していたコンテンツやデータ、それが作成・保存されている場所（社内外）に適用できることを意味します。情報がさまざまなプラットフォームに分散して使用されるようになると、分類、ポリシー、法的要件、プライバシー保護も一緒に移動し、情報の現状に合わせて変更される必要があります。
ガバナンス機能とリスク管理ツールを情報エコシステムの奥深くまで拡張することで、企業は情報の拡散を抑え、モダンワークのニーズに適した、よりスマートで効率的なガバナンス、セキュリティ、コンプライアンス戦略の機会を模索することができるのです。
