「過去に作成した資料を探す」という行為は、営業部門において頻繁に行われる作業の一つです。前任担当者が作成した提案書や見積書など、さまざまな古いドキュメントを参照するために、OutlookやTeams、Salesforce、社内サーバーやクラウドストレージなど、あちこちを検索し、時間をかけて探した経験はないでしょうか?
さらに、「探したのに、目当てのドキュメントが見つからなかった」、「複数のドキュメントが見つかったが、どれが最終版かわからなかった」、「求めていた情報を得るために、時間をかけて膨大なページ数に目を通した」など、時間を無駄にした経験もお持ちかもしれません。
貴社において、これらのドキュメントを捜索する作業から解放されるとしたらどうでしょうか? OpenText Core Contentは、必要な情報をすぐに見つけ、すぐに理解することを可能にする文書管理サービスです。
「資料が見つからない」、「内容が分からない」という現場の無駄
営業関連のドキュメントを探す際に、次のようなストレスを感じたことはないでしょうか。
- 過去の担当者が作成した提案書の格納場所が分からない
- どこにあるか分からないファイルを探して、あちこちで検索をかけた
- ドラフト版やバージョン違いのファイルが複数保存されており、最終版がどれか分からない
- ドキュメントのボリュームが多く、探している情報を得るために何十ページも読まなければならなかった
- 時間をかけて探したが、目当てのドキュメントを見つけることができなかった
このような「現場の無駄」は、なぜ発生するのでしょうか?
営業活動で使用されるドキュメント類は、OutlookやTeams、Salesforce、など複数のアプリケーションや、社内ストレージやクラウドサービスなど、さまざまな場所に格納されています。さらにファイルの版管理が適切にされていないことも多く、参照すべきドキュメントがどれなのか、ファイル名から判断することが難しいこともあります。見つかったドキュメントが膨大な量だった場合には、必要な情報を得るために分厚い資料を読み解く時間が必要になります。どこに何が保存されているのか、過去にどのようなやり取りや発注があったのか、前任担当者から適切な引継ぎがされていればスムーズかもしれませんが、異動や退職により、すぐに確認できないケースもあるでしょう。
このようにファイルを捜索したり、膨大な資料の中から必要な情報を読み解いたり、見つからずに作りなおしたり……といった作業は、社員の時間を奪うだけではなく、組織としての競争力の低下にもつながりかねません。見過ごすことのできない重大な問題と言えます。
デジタルデータの一元管理と生成AI活用
現場の無駄の削減には、「すぐに見つかる」、「すぐに分かる」を実現できる営業ドキュメント管理システムの構築が有効です。それにはOutlookやTeams、Salesforceなど複数のアプリケーションや、社内ストレージやクラウドサービスなど、営業活動に使用するあらゆるツールやアプリケーションに保存されるドキュメントやデジタルデータの一元管理と生成AI機能の活用が必要不可欠です。
全てのドキュメントを一元管理できていれば、あちこち探すことなく、全体を一括検索して必要なドキュメントをすぐに見つけることができます。
また、生成AI機能が搭載されていれば、それぞれのドキュメントの概要を要約し、探している情報をすぐに見つけ出すことができるでしょう。過去の営業活動における提案状況などについてキャッチアップしたい際も、これまでのように、どのドキュメントに必要な情報が記載されているのかを確認するために、時間をかけて複数の分厚い資料を読みといたり、複数のファイルを開いてそれぞれに検索を掛けて探したりする必要はありません。前任担当者と会話するように生成AIが情報を教えてくれるはずです。
手間なく、効率的な営業ドキュメント管理を、すぐに実現する
「OpenText Core Content」は、それらの条件を満たした文書管理サービスです。
しかし、高性能なツールであったとしても、現場の担当者が使用時にストレスを感じるような複雑な操作が必要であれば意味がありません。シンプルで分かりやすいUIであることはもちろん、新たにファイルを格納する際にも手間がかからずに使えることも、現場担当者のストレスと無駄を削減するために重要なポイントです。
OpenText Core Contentでは、管理に際して、特別な操作を覚える必要はありません。
Core ContentとSalesforceを連携させると、Salesforceのインターフェース内にCore Contentのワークスペースが作成されます。ツリービューでフォルダごとにオブジェクトが表示されるため、部門やプロジェクトごとにファイルを分けて管理したり、ドキュメントのアップやダウンロードなどがドラッグ&ドロップでできるようになったり、マウスオーバーでプレビューが表示されるなど非常に操作性が高まります。
Salesforceユーザーは、Core Contentが導入されたことに気付くこともなく、Salesforceのドキュメント管理機能が高まっただけのように感じるかもしれません。
ワークスペースの作成についても、最初に必要なワークスペースのテンプレートを作成してしまえば、二回目以降の設定は短時間で完了します。
高性能な全文検索と生成AIで、現場の無駄を削減し、提案の精度を向上させるOpenText Core Content
さらにOpenText Core Contentにはデータを一元管理するだけではなく、さらにそれらのドキュメントの活用を加速させる検索機能や生成AI機能もあります。
OpenTextは検索エンジン開発にも強みを持つ会社です。1995年にOpenTextが出荷した最初の検索エンジンによってYahoo!では、全てのWebページの検索が可能になりました。OpenTextが誇る高機能な検索エンジンはCore Contentにも搭載されているため、格納された文書を一気に検索できる全文検索や属性情報を用いた絞り込み検索をお使いいただくことができ、「すぐに見つかる」を実現いたします。
さらに、会話型生成AI機能「Content Aviator」を使用すれば、すぐに会話型生成AIを利用することができます。過去の提案資料を探す際にも、過去の資料を読み込むことなく「前回の提案内容を教えて」とチャットするだけで、前任担当者のように生成AIが要約した内容を教えてくれます。「すぐに分かる」を「Content Aviator」がサポートします。
「すぐに見つかる」、「すぐに分かる」を実現することで、営業担当者はドキュメント管理にかかる手間と無駄を削減し、営業活動に専念できるだけではなく、過去のデジタルデータを活用によって提案の精度も高めていくことが可能です。
これからは、現場の無駄を削減し、さまざまなデジタルデータを戦略的に活用することが企業競争力の向上に直結していくはずです。ぜひOpenText Core Contentをご活用ください。