官公庁のクラウド移行は着実に進んでいますが、まだまだ前進が必要です。官公庁のクラウド移行を支援するOpenText Cloud for Governmentソリューションは、FedRAMPマーケットプレイスにて完全な承認を受け、公共機関向けに低リスクで安全性の高いコンテンツ管理クラウドオプションを提供しています。
クラウドの導入を急ぐ場合でも、クラウド移行の出発点を探している場合でも、クラウドは政府機関に大きなメリットをもたらします。ここでは、公共部門におけるクラウドの4つのユースケースを紹介します。
１．承認ワークフローの簡素化と改善
米国の連邦保健機関は、特定の市販薬で年齢制限のある医薬品の製造、流通、販売を規制する責任を負います。
承認プロセスは複雑で、何千もの高度に技術的で独自の文書をやり取りする必要があります。承認プロセスでは、ベンダーは規制当局に情報を提出し、当局の専門家による包括的な評価を受けます。このプロセスを通じて、当局は必要に応じてベンダーと連絡を取り、追加の説明や情報を要求します。
連邦政府保健機関は、このワークフローを簡素化し管理するために、新しいクラウドベースの機能の導入を検討していました。この保健機関では、複雑なデータモデルとワークフローを1年以内に構築する必要がありましたが、これは公共部門のテクノロジーやシステムプロジェクトでは前例のないスケジュールでした。しかし、連邦政府医療機関は、OpenText Cloud for Governmentソリューションの導入により、この機能を9カ月で立ち上げ、稼働させることができました。
OpenText™ Extended ECMとOpenText™ AppWorks™を利用することで、新薬の承認プロセスを電子的に管理するドキュメント中心のワークフローを迅速に導入することができました。提出書類は、承認タイプに基づいて自動的にワークフローが実行され、政府に送信されます。
文書はExtended ECMプラットフォームを通じて、共同編集が可能になり、レビューのために複数のユーザーにルーティングされるなど、レビュープロセスが合理化されました。また、保健機関は、ローコード開発プラットフォームであるAppWorksを使用することで、将来的な機能要求への迅速な対応が可能になり、新機能のモックアップやプロトタイプを迅速かつ簡単に作成できるようになりました。
２．紙からデジタルへのシフト
テキサス州最大の郡 (全米第 3 位) であるハリス郡は、教育、公衆衛生、社会福祉など、470 万人以上の住民に重要な公共サービスを提供しています。ハリス郡ユニバーサル サービス (ハリス郡の 80 の部門に IT ソリューションを提供する組織) は、記録管理の方法の改善を検討していました。
従来、部門は個別のシステムとプロセスに依存して記録を管理し、紙の文書を保管するために倉庫を使用したり、情報を共有するために共有ドライブを使用したりしていました。物理的なアーカイブは災害によるデータ損失のリスクを高め、データ サイロはコラボレーションを制限し、サービスの提供を遅らせていました。2017 年にハリケーン ハービーによって発生した大規模な洪水によりハリス郡の 25 ～ 30% が水没し、紙の文書を倉庫に保管することのリスクが浮き彫りになりました。
記録管理を近代化するために、ハリス郡は OpenText Extended ECM を導入しました。これは、すべての部門が記録をデジタルで保管するために使用できるエンタープライズ コンテンツ管理プラットフォームです。 Extended ECM により、ハリス郡は、公衆衛生局がコミッショナー裁判所に予算を申請する際に使用していた紙ベースのプロセスを、合理的なデジタル ワークフローに置き換えることができました。予算申請ワークフローをデジタル化することで、大幅な時間の節約が実現し、予算申請に対する返答を迅速に受け取ることができるようになりました。
さらに、このソリューションにより、ハリス郡は固定資産税部門の手動の文書管理プロセスを置き換え、OpenText の情報キャプチャおよびデータ抽出ソリューションを活用して、支払勘定プロセスを合理化できました。新しいソリューションにより、場合によっては記録管理の労力が最大 50% 削減されました。
３．クラウドでドキュメントを安全に管理
連邦住宅局は、アメリカ全土で公平かつ持続可能な住宅所有権と質の高い手頃な賃貸住宅へのアクセスを提供しています。
この著名な政府機関は、ローン申請、貸し手やローンの詳細、法的文書、契約書など、彼らのコア業務に関連する多数の文書を管理しています。連邦住宅局は、既存のコンテンツ管理ソフトウェアを OpenText Cloud でホストされている最新バージョンにアップグレードすることを検討していました。
最新バージョンへのアップグレードとクラウドへの移行を一度に行うことができた連邦住宅局は、アクセスとセキュリティの要件を満たす安全なクラウドベースのコンテンツ管理システムを手に入れ、5 か月で稼働を開始しました。ユーザー インターフェイスが最新化されたことに加えて、アップグレードにより、独自のデータ センターを廃止したため、セキュリティの強化とコストの削減も実現しました。
４．記録を管理し、コンプライアンスを維持する
ある防衛機関は、コンテンツ管理ソリューションの内部および外部インスタンス全体で、さまざまなユースケースと大量のファイルをサポートできる記録管理ソリューションを探していました。また、電子記録の適切な管理、保存、廃棄を確実にするために、ソリューションが政府の規制に準拠していることも必要でした。
この機関には、コンテンツ管理ソリューションの内部および外部インスタンスが複数ある多目的エコシステムがあります。この環境内で、この機関は、Microsoft® Azure Cloud でホストされる準拠記録管理ソリューションとして OpenText Extended ECM を実装しました。
このソリューションは、防衛機関のすべての記録管理要件を満たしているだけでなく、組織全体のコンテンツ管理の合理化にも役立ちました。2014 年の実装以来、追加のリポジトリとレガシー システムが OpenText に移行され、データ サイロが解消され、レガシー システムが廃止されました。現在、このシステムは 22,000 人以上のユーザーに利用され、1 億を超えるファイルを管理しています。このシステムは、他の機関の IT ツールやプロセスと完全に統合されています。
