OpenText™ Content Management (Extended ECM) integriert Business Content mit führenden ERP-, CRM- und HCM-Anwendungen, verbindet Menschen nahtlos mit Informationen und beschleunigt das End-to-End- Business. In der Ankündigung von OpenText Cloud Editions (CE) erfahren Sie mehr über die neueste Version.
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Juli 2024: Was ist neu in OpenText Extended ECM CE 24.3
Die neueste Version von OpenText Extended ECM CE 24.3 bietet eine Reihe neuer Funktionen, die das Benutzererlebnis und die Produktivität verbessern. Außerdem wird eine nahtlose Integration mit anderen Tools und Plattformen gewährleistet. Hier ein Blick auf die Neuerungen:
Advanced Media Add-On
Benutzer können Videoinhalte schnell und einfach konvertieren, streamen, mit Anmerkungen versehen und ausschneiden.
Neu in CE 24.3 ist das Advanced Media Add-On. Es bietet ein erstklassiges Erlebnis für Benutzer, die im Rahmen von Geschäftsprozessen mit Videoinhalten interagieren. Dieses Add-On ermöglicht den Anwendern:
- Rationalisieren Sie die Videokonvertierung und das Streaming.
- Stellen Sie qualitativ hochwertiges Video-Streaming in großem Umfang bereit.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Kommentarwerkzeugen.
- Vereinfachen Sie die gemeinsame Nutzung durch die schnelle und einfache Erstellung von Clips.
Weitere Informationen zum Advanced Media Add-On finden Sie in diesem Blogartikel.
Content Aviator – Verbesserte Zusammenfassungen von Dokumenten und Arbeitsbereichen
Das neueste Update für Content Aviator verbessert die Zusammenfassungen von Dokumenten und Arbeitsbereichen. Durch das Upgrade von Google PaLM 2 auf Gemini erhalten die Nutzer genauere und nützlichere Antworten. Die Zusammenfassungen enthalten jetzt einen kurzen Absatz, gefolgt von einer Aufzählung der wichtigsten Punkte. Das macht es einfacher, große Mengen an Inhalten zu durchforsten.
Neues Szenario für das Vertriebsgeschäft
Verwalten Sie den gesamten Vertriebsprozess von der Kampagne über den Lead und die Opportunity bis hin zum Auftrag mit dem neuen Geschäftsszenario für den Vertrieb in Verbindung mit Salesforce. Diese Funktion umfasst Records Management, Smart Document Types und mehr als Teil der Geschäftsprozess-Bibliothek.
Microsoft Teams – Registerkarte „Ordner“ in jedem Kanal
Extended ECM sorgt jetzt dafür, dass Benutzer sich auf wichtige Inhalte in bestimmten Teams-Kanälen konzentrieren können. Jeder Kanal, der mit einem Arbeitsbereich verbunden ist, verfügt über eine Ordner-Registerkarte, die auf den zugeordneten Ordner im Arbeitsbereich verweist. So ist ein einfacher Zugriff auf die richtigen Inhalte gewährleistet.
Outlook Web Add-In – Massenablage von E-Mails
Steigern Sie die Produktivität und verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit, da die Ablage mehrerer E-Mails nicht mehr einzeln erfolgen muss. Die neue Funktion zur Auswahl und Ablage von Massen-E-Mails im Outlook Web Add-In rationalisiert den Prozess und ermöglicht es Benutzern, mehrere E-Mails effizienter in Extended ECM abzulegen.
Widget „Meine ToDo-Liste“
Das neue Widget „Meine Aufgaben“ bietet den Nutzern einen Überblick über all ihre Aufgaben. So können sie schnell Maßnahmen ergreifen und Geschäftsprozesse vorantreiben. Zu den Standardbereichen gehören:
- Meine Workflows
- Meine Erinnerungen
- Meine Statusmeldungen
Benutzer können auch benutzerdefinierte Registerkarten einrichten, um bestimmte interessante Workflows zu verfolgen. Admins können das Aufgaben-Widget für Endbenutzer zwischen dem alten „Meine Aufgaben“ und dem neuen „Meine Aufgaben“ umschalten.
Widget „Meine Freigaben“ – Neue Ordner hinzugefügt
Für Benutzer, die regelmäßig Inhalte außerhalb ihrer Organisation teilen, bietet das Widget „Meine Freigaben“ jetzt eine ganzheitliche Ansicht der Freigaben und ihres Status. Neue Abschnitte umfassen:
- Genehmigung erforderlich: Zeigt Freigaben an, die eine Genehmigung des Managers erfordern.
- Bald ablaufende Freigaben: Zeigt Freigaben an, die bald ablaufen, wobei der Administrator den Benachrichtigungszeitraum festlegen kann.
Intelligente Dokumenttypen – Bot „Hochladen mit Genehmigung
Gewährleisten Sie die Qualität der zu einem Arbeitsbereich hinzugefügten Inhalte, indem Sie vor dem Hochladen bestimmter Dokumenttypen eine Genehmigung verlangen. Benutzer können einen Dokumententyp auswählen, der dann über einen Workflow zur Überprüfung an einen Verantwortlichen gesendet wird, bevor er dem Arbeitsbereich hinzugefügt wird. Standard-Workflows werden bereitgestellt, oder Benutzer können eigene Genehmigungsprozesse erstellen.
Elektronische Signaturen – Mehrere „Bedeutungen der Unterschrift“
Beim Unterschreiben eines Workflows können die Benutzer jetzt aus einer Liste für die „Bedeutung der Unterschrift“ auswählen. Dies ermöglicht eine bessere Definition und ein besseres Verständnis des Genehmigungsprozesses. Entwickler von Geschäftsprozessen können jedem Unterschriftsschritt unterschiedliche Bedeutungen zuweisen und die Konfiguration für alle Unterschriftsschritte zentralisieren.
Ansicht & Transformation – Modus „Nur anzeigen“ für Deeplinks
Der neue Modus „Nur anzeigen“ für Deep Links, der auf Inhalts- oder Ordnerebene verfügbar ist, sorgt für mehr Sicherheit und Kontrolle. Benutzer, die Deep Links im Modus „Nur anzeigen“ öffnen, können keine Anmerkungen hinzufügen, drucken oder speichern.
Umschalten zwischen vertikal und horizontal ausgerichteten Metadatenfeldern
Mit der neuen Einstellung „Label Alignment“ unter Configure Smart View können Administratoren zwischen vertikal und horizontal ausgerichteten Metadatenfeldern wählen. Dies sorgt für bessere Zugänglichkeit und Reaktionsgeschwindigkeit und passt sich an verschiedene Bildschirmlayouts und Benutzereinstellungen an.
Records Management – Klassifizierungsregeln für Perspektiven
Verringern Sie den Verwaltungsaufwand, indem Sie eine einzige Perspektive für alle Objekte einer bestimmten Klassifizierung konfigurieren. Verwenden Sie eine Regel, um eine Perspektive für mehrere Container auf der Grundlage einer Standardklassifizierung anzuzeigen und so die Verwaltung und Aktualisierung in Extended ECM zu rationalisieren.
Records Management – Vertrauliche Behandlung
Schränken Sie den Zugriff auf vertrauliche Inhalte mit der neuen Funktion „Vertraulich machen“ ein, indem Sie allen Benutzern mit Ausnahme des Verantwortlichen und des Benutzers, der die Aktion durchführt, vorübergehend die Berechtigungen entziehen. Admins können die Nutzung dieser Funktion kontrollieren und einschränken.
WebReports – Generieren Sie Microsoft XML-Dokumente
Konvertieren Sie Dokumente einfach in das .docx-Format, um Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Benutzer können MS Word XML .docx-Dateien aus verschiedenen Quellen erzeugen. Dazu gehören LiveReports, Suchanfragen, Content Server-Dateien und externe Anwendungen. Diese Funktion kann geplant oder durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden.
WebReports – „Ausführen als“
Erhöhen Sie die Flexibilität und die Sicherheitskontrolle, indem Sie es Administratoren ermöglichen, Berichte über Backend-Vorgänge auszuführen, ohne die Berechtigungen zu ändern. Mit der neuen Option „Ausführen als“ unter Eigenschaften können Benutzer aus einer Dropdown-Liste auswählen oder als WebReports-Systembenutzer ausgeführt werden.Die Audit-Trails zeigen den „Ausführen als“-Benutzer.
Zusätzliche Erweiterungen
- Benutzertyp Tenant Administrator: Ein neuer Benutzertyp für Cloud-Kunden, der nur den Zugriff auf Verwaltungsseiten und bestimmte Laufwerke erlaubt und so eine Aufgabentrennung ohne Zugriff auf den Content gewährleistet.
- Integration von SAP SuccessFactors: Business-Administratoren können sich mit den Arbeitsbereichen von Bewerbern verbinden oder die Dokumentenerstellung von externen Anwendungen aus starten und so die Funktionalität in SuccessFactors Recruiting oder Workzone erweitern.
April 2024: Was ist neu in OpenText Extended ECM CE 24.2
Extended ECM CE 24.2 enthält neue Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, die moderne Arbeitswelt zu meistern.
Optimieren Sie die Kommunikation mit präzisen Verknüpfungen
Erstellen Sie Deep-Link-URLs, die auf Lesezeichen, Seitenzahlen oder Suchbegriffe verweisen.
Mit Extended ECM können Benutzer jetzt eine URL erstellen, die ein Dokument öffnet und zu einem bestimmten Abschnitt dieses Dokuments navigiert. Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit durch die Fähigkeit, genau auf ein bestimmtes Lesezeichen, eine Seitenzahl oder einen Suchbegriff zu verweisen. Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme können „Deep Link“-URLs mit der Kennzeichnung „nur zur Ansicht“ gesendet werden.
Eindeutige Kommunikation über neue Dokumentversionen
Benutzer, die eine neue Version eines Dokuments hinzufügen, können nun problemlos Informationen über diese Version weitergeben. Sobald die neue Version hochgeladen ist, erscheint ein Dialogfeld, das den Benutzer auffordert, zu beschreiben, warum eine neue Version erforderlich war oder was sich geändert hat. Außerdem können die Benutzer alle hinzugefügten Beschreibungen schnell in einer einzigen Ansicht der Versionstabelle sehen.
Verbessern Sie die Effizienz mit neuen Funktionen für die Zusammenarbeit mit Extended ECM-Teams
Verringern Sie die manuelle Arbeit durch den Import von Teams aus einem früheren Business Workspace desselben Typs.
Eine Reihe neuer Funktionen verbessert die Zusammenarbeit von Teamleadern mit ihren Teams:
- Sehen Sie Teammitglieder auf einen Blick – Zeigen Sie Teammitglieder, gruppiert nach ihren Rollen, mit einem einzigen Klick an, der ein durchsuchbares Seitenfenster öffnet.
- Importieren Sie bestehende Teams in neue Business Workspaces – Rationalisieren Sie bei der Erstellung neuer Business Workspaces den Prozess und reduzieren Sie die manuelle Arbeit mit der Möglichkeit, ein Team automatisch aus einem früheren Business Workspace desselben Typs zu importieren.
- Verbessern Sie Produktivität und Compliance mit Smart Document Types – Zusätzlich zur Verwendung des Dateiupload-Widgets können Benutzer jetzt einfach per Drag & Drop oder per Mausklick ein Dokument für intelligente Dokumenttypen hinzufügen. Die Nutzung von intelligenten Dokumenttypen ermöglicht es Anwendern, ihre Arbeit zu optimieren. Sie automatisieren die Speicherung von Content, die Verwendung von Metadaten und Folgeprozesse.
Engere Integration und Benutzerfreundlichkeit zwischen Microsoft Office 365 und Extended ECM
- Benutzer werden automatisch über Push-Benachrichtigungen an Microsoft Teams über wichtige für ihre Rolle relevante Elemente informiert.
- Benutzer können den Archivierungsprozess mit der Option stärken, ein Team beim Ausscheiden zu löschen. So wird sichergestellt, dass es außer der archivierten Kopie keine weiteren Kopien gibt.
- Ein erweitertes Outlook-Web-Add-in für Extended ECM unterstützt das Ablegen von E-Mails in jedem zulässigen Ordner.
- Benutzer haben die Möglichkeit, Teams als private oder gemeinsame Kanäle für die Synchronisierung zu erstellen.
Weitere Innovationen, die Ihnen helfen, die moderne Arbeitswelt zu meistern
- Administratoren in Unternehmen, die OpenText™ Content Aviator implementiert haben, können Aviator jetzt nach Arbeitsbereichstyp aktivieren und so den manuellen Aufwand bei der Aktivierung einer großen Anzahl von Arbeitsbereichen reduzieren.
- Benutzer der Extended ECM Mobile App können jetzt Business Workspaces bequem aus der App heraus erstellen.
- Eine neue Funktion für Endbenutzer, die mit Metadaten für die Berichterstellung arbeiten möchten, ermöglicht es ihnen, Suchergebnisse direkt aus Smart View in CSV- oder JSON-Formate zu exportieren.Dabei bleiben die ausgewählten Spalten erhalten. Berechtigungen und Sicherheitsfreigabestufen werden auch in den Exportergebnissen beibehalten.
