Die Digitalisierung schreitet in der öffentlichen Verwaltung stetig voran. Ein zentrales Element dabei ist die moderne Archivierung. Warum ein digitales Archiv heute unverzichtbar ist und welchen Unterschied moderne Lösungen wie OpenText Archive machen, erklären wir in diesem Beitrag.
Wandel der Archivlösungen
Mit steigenden Datenmengen, gesetzlichen Anforderungen und dem wachsenden Bedarf an Transparenz stehen öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, Informationen strukturiert, sicher und langfristig zugänglich zu archivieren. Klassische Papierarchive und veraltete Systeme stoßen dabei schnell an ihre Grenzen.
Modern, Professionell, zukunftssicher – Archiv mit OpenText
Rechtssicherheit und Compliance
Moderne Archivlösungen bieten rechtskonforme Speicherung und erfüllen Anforderungen wie DSGVO, GoBD oder spezifische Landesvorgaben. Zugriffe werden lückenlos protokolliert, Dokumente revisionssicher archiviert – ein Muss für jede Behörde.
Digitale Workflows und Effizienz
Integrierte Archivsysteme beschleunigen Prozesse erheblich: Schriftstücke, E-Mails und Akten lassen sich digital erfassen, klassifizieren und direkt in den passenden Vorgang einbinden. Das reduziert Suchzeiten, Fehlerquellen und manuelle Arbeitsschritte deutlich.
Plattformunabhängigkeit und Zukunftssicherheit
Moderne Archivlösungen wie OpenText Archive funktionieren sowohl on-premises als auch in der Cloud – ideal für heterogene IT-Landschaften. Gleichzeitig lassen sich bestehende Fachverfahren und E-Akten nahtlos integrieren.
Zentrale Informationsquelle für KI und Automatisierung
Ein intelligentes Archiv ist mehr als nur ein Speicherort: Es ist Datenquelle für Automatisierungen und KI-Anwendungen wie OpenText Aviator. Damit wird das Archiv zur aktiven Wissensbasis für zukünftige Verwaltungsprozesse.
Beispiel aus der Praxis
Eine Kommune mit über 20.000 Einwohnern hat durch die Einführung eines digitalen Archivs nicht nur über 500.000 Seiten digitalisiert, sondern konnte Bearbeitungszeiten im Bürgerservice um 30 % senken. Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wurde deutlich effizienter. Was noch alles möglich wäre, besprechen wir gerne mit Ihnen und Ihrem Anwendungsfall.
Ein modernes Archiv ist weit mehr als ein digitales Lager – es ist ein zentraler Baustein für die effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Verwaltung. Wer jetzt handelt, schafft die Grundlage für smarte Prozesse und KI-gestützte Services von morgen.
