Warum moderne Archivlösungen unverzichtbar für die öffentliche Verwaltung sind

Die Digitalisierung schreitet in der öffentlichen Verwaltung stetig voran. Ein zentrales Element dabei ist die moderne Archivierung. Warum ein digitales Archiv heute unverzichtbar ist und…

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April 10, 20252 min read

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Die Digitalisierung schreitet in der öffentlichen Verwaltung stetig voran. Ein zentrales Element dabei ist die moderne Archivierung. Warum ein digitales Archiv heute unverzichtbar ist und welchen Unterschied moderne Lösungen wie OpenText Archive machen, erklären wir in diesem Beitrag.

Wandel der Archivlösungen

Mit steigenden Datenmengen, gesetzlichen Anforderungen und dem wachsenden Bedarf an Transparenz stehen öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, Informationen strukturiert, sicher und langfristig zugänglich zu archivieren. Klassische Papierarchive und veraltete Systeme stoßen dabei schnell an ihre Grenzen.

Modern, Professionell, zukunftssicher – Archiv mit OpenText

Rechtssicherheit und Compliance

Moderne Archivlösungen bieten rechtskonforme Speicherung und erfüllen Anforderungen wie DSGVO, GoBD oder spezifische Landesvorgaben. Zugriffe werden lückenlos protokolliert, Dokumente revisionssicher archiviert – ein Muss für jede Behörde.

Digitale Workflows und Effizienz

Integrierte Archivsysteme beschleunigen Prozesse erheblich: Schriftstücke, E-Mails und Akten lassen sich digital erfassen, klassifizieren und direkt in den passenden Vorgang einbinden. Das reduziert Suchzeiten, Fehlerquellen und manuelle Arbeitsschritte deutlich.

Plattformunabhängigkeit und Zukunftssicherheit

Moderne Archivlösungen wie OpenText Archive funktionieren sowohl on-premises als auch in der Cloud – ideal für heterogene IT-Landschaften. Gleichzeitig lassen sich bestehende Fachverfahren und E-Akten nahtlos integrieren.

Zentrale Informationsquelle für KI und Automatisierung

Ein intelligentes Archiv ist mehr als nur ein Speicherort: Es ist Datenquelle für Automatisierungen und KI-Anwendungen wie OpenText Aviator. Damit wird das Archiv zur aktiven Wissensbasis für zukünftige Verwaltungsprozesse.

Beispiel aus der Praxis

Eine Kommune mit über 20.000 Einwohnern hat durch die Einführung eines digitalen Archivs nicht nur über 500.000 Seiten digitalisiert, sondern konnte Bearbeitungszeiten im Bürgerservice um 30 % senken. Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wurde deutlich effizienter. Was noch alles möglich wäre, besprechen wir gerne mit Ihnen und Ihrem Anwendungsfall.

Ein modernes Archiv ist weit mehr als ein digitales Lager – es ist ein zentraler Baustein für die effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Verwaltung. Wer jetzt handelt, schafft die Grundlage für smarte Prozesse und KI-gestützte Services von morgen.

Warum moderne Archivlösungen unverzichtbar für die öffentliche Verwaltung sind

Sie möchten wissen, wie ein modernes Archivsystem konkret in Ihrer Verwaltung aussehen kann?
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und gemeinsam Potenziale aufdecken.
👉 Vereinbaren Sie jetzt einen Termin oder fordern Sie unsere Demo an!

Ihr Ansprechpartner für moderne Archivlösungen und smarte IT-Architektur in der öffentlichen Verwaltung: OpenText DACH Team auf LinkedIn


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