Die Digitalisierung macht auch vor Behörden und Ministerien nicht halt. Zwar basiert Regierungs- und Verwaltungshandeln zuallererst auf Gesetzen und Richtlinien. Doch deren Anwendung hängt von Informationen und den Prozessen, in die diese eingebettet sind. Im Regierungs- und Behördenumfeld erreicht die Idee der Digitalisierung vielleicht sogar ihren Kulminationspunkt. Denn bei eGovernment geht es um mehr als Effizienz. Hier stehen vielmehr rechtsstaatliche Prinzipien und Verfahren auf dem Spiel, die umso skrupulöser beachtet und befolgt werden müssen, als die Rechte und die Würde jedes Einzelnen davon unmittelbar betroffen sind.
Jede Akte, jeder Vorgang und ihr Weg durch Referate, Abteilungen und Behörden, zwischen Kommunen, Ländern und dem Bund muss vor jedem subjektiv begründeten Einwirken geschützt werden. Es gelten ganz besondere Ansprüche an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit, damit Verwaltungsakte aufgrund von Fehlern nicht vor Gericht landen und gestoppt werden.
Von der Schriftgutverwaltung zum Prozess
In Deutschland wurde die elektronische Schriftgutverwaltung und Aktenführung bereits in den 1990er Jahren standardisiert. DOMEA hieß dieser Standard, der in den Bundesländern und diversen Bundesbehörden verwendet wurde – oftmals auf Basis der gleichnamigen DOMEA®-Lösung von OpenText™. Akten und Vorgänge wurden samt allen Dokumenten elektronisch angelegt, abgelegt und weitergeleitet, Kenntnisnahmen, Mit- und Schlusszeichnungen erfolgten direkt im System. Dabei wurde der gesamte Bearbeitungsprozess protokolliert.
Das war schön und gut, aber noch lange kein eGovernment, das diesen Namen verdient. Denn mit DOMEA wird die Papierwelt Eins zu Eins digitalisiert. Doch jede Digitalisierung wirkt auf die Abläufe zurück und fordert bei deren Gestaltung und Optimierung mehr Flexibilität und Offenheit.
Von DOMEA zur digitalen Verwaltung
Der Gesetzgeber hat den Handlungsbedarf erkannt. So wurden auf Bundes- und Landesebene Gesetze zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) verabschiedet, im Bund 2013 und zum Beispiel in Nordrhein-Westfalen 2016. Die Gesetzestexte widmen sich explizit auch den Verwaltungsabläufen, die sogar noch vor Einführung unterstützender IT-Systeme dokumentiert, analysiert und optimiert werden sollen.
Sind die Prozesse und Systeme implementiert, ist laut Paragraph 9, Absatz 1 EGovG des Bundes darauf zu achten, dass „Informationen zum Verfahrensstand und zum weiteren Verfahren sowie die Kontaktinformationen der zum Zeitpunkt der Anfrage zuständigen Ansprechstelle auf elektronischem Wege abgerufen werden können.“ Darüber hinaus verpflichtet Paragraph 2 des Gesetzes die Behörden dazu, sich auf elektronischem Weg zu öffnen, zum Beispiel zur digitalen Übermittlung von Dokumenten, über den sicheren Austausch von E-Mails und zur Überprüfung der Identität. Das eröffnet völlig neue Potenziale für den Austausch der Behörden untereinander, aber auch zwischen diesen und zum Beispiel Unternehmen.
Offene Horizonte: Digitalisierung für das eGovernment der Zukunft
Im Grunde gelten alle Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung genauso für Behörden und Ministerien wie für Unternehmen: Sie müssen agiler und flexibler werden, ohne die engen Grenzen von Budgets und personellen Ressourcen zu sprengen. Sie müssen neue Services in viel kürzeren Zeiträumen als bisher entwickeln, implementieren und skalieren. Dabei sollten die Wissensträger aus den Referaten und Abteilungen direkt mit den Entwicklern kommunizieren und gemeinsam an der Gestaltung und Einführung neuer e-Dienste für Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger mitwirken. Die eServices müssen auf jedem beliebigen Endpunkt verfügbar sein, ohne jedes Mal speziell dafür entwickelt und angepasst zu werden. Agile Entwicklungsmethoden, effiziente Entwicklungsplattformen, die den Programmieraufwand minimieren, und Automatisierung sind auch hier, wie in der Privatwirtschaft, der Schlüssel für die digitale Transformation.
Da sich alles in der Verwaltung um Informationen und Prozesse dreht, müssen flexible und skalierbare Lösungen beide Bereiche flexibel abbilden. Und sie müssen alle Nutzer – von den Bürgerinnen und Bürgern über die Beamten und Angestellten bis hin zu den Prozessverantwortlichen und Entwicklern – von überflüssigen Tätigkeiten entlasten. Lösungen, die auf einer Verwaltungsebene entwickelt wurden, lassen sich idealerweise durch Konfiguration und minimale Entwicklung an die Anforderungen anderer Verwaltungsebenen anpassen. Dadurch werden Skaleneffekte möglich, welche die Lösung umso kostengünstiger machen, je mehr Projekte damit realisiert werden.
Zentrale Plattform für Informationen und Prozesse
Ein zentraler, behördenübergreifender Plattformansatz ist hier gefragt, der Informations- und Prozessmanagement nahtlos miteinander verbindet. OpenText bietet beides: Umfassendes Informationsmanagement mit der Lösung xECM for Government sowie flexibles und effizientes Prozessmanagement mit der Plattform AppWorks. Die Kombination beider Lösungen ebnet den Weg in die digitale Verwaltung, in echtes eGovernment ohne Limits.
