Die digitale Transformation der Rechnungsprozesse schreitet weltweit weiter voran. Im Rahmen unseres aktuellen E-Invoicing Update Webinars Q2 2025 haben wir die wichtigsten Neuerungen und Herausforderungen rund um die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) beleuchtet. Nach aktuellen Eindrücken vom E-Rechnungs-Gipfel in Berlin und internationalen Erfahrungswerten zeigt sich: Die regulatorischen Anforderungen steigen, die Umsetzung bleibt komplex und länderspezifische Besonderheiten fordern Unternehmen heraus.
Deutschland und Frankreich: Harmonisierung und neue Fristen
In Deutschland und Frankreich schreitet die Harmonisierung der Rechnungsformate weiter voran. Im Mai wurde eine neue Version der hybriden Rechnungsformate (Factur-X/ZUGFeRD) mit aktualisierten Codelisten in drei Sprachen verabschiedet – ein wichtiger Schritt für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung. Die Anpassung der europäischen Norm EN 16931 ist für Sommer 2026 geplant. Unternehmen sollten die Entwicklungen genau beobachten, um nicht auf veraltete Standards zu setzen, wenn die E-Rechnungspflicht in Deutschland ausgeweitet wird.
Ein weiteres zentrales Thema: Die Zusammenlegung der deutschen Plattformen OZG-RE und ZER für B2G-Rechnungen. Ab Ende 2025 wird ausschließlich die OZG-RE-Plattform genutzt. Unternehmen, die bisher auf dem ZER-Webportal gearbeitet haben, müssen sich entsprechend umstellen.
In Frankreich bleibt der Zeitplan für die verpflichtende E-Rechnung und E-Reporting ab dem 1. September 2026 bestehen. Die Testphase des neuen PPF-Portals findet zwischen November 2025 und Februar 2026 statt. Erst danach können Provider mit der finalen Implementierung beginnen. Unternehmen sollten bereits jetzt ihre Datenstrukturen und Integrationen prüfen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
International: Neue Mandate und Fristen weltweit
- Malaysia: Die Verpflichtung zur E-Rechnung wird für kleinere Unternehmen angepasst. Ab 15. September 2025 gilt eine neue lokale Version des Peppol International Standards, die verpflichtend genutzt werden muss.
- Lettland: Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen startet am 1. Januar 2028. Bereits ab Sommer 2026 ist eine freiwillige Nutzung geplant.
- Neuseeland: Ab Januar 2026 werden B2G-E-Rechnungen verpflichtend. Die Ausweitung auf B2B ist für 2028 geplant.
- Kroatien: Ab September 2025 können Reporting-Dateien freiwillig versendet werden, ab Januar 2026 wird dies verpflichtend.
- Spanien, Slowenien, Bulgarien, Serbien und Südafrika: Auch hier stehen neue Fristen und Mandate an.
Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den jeweiligen Anforderungen vertraut machen, um Compliance-Risiken zu vermeiden.
Compliance als zentrale Herausforderung
Ein zentrales Learning aus dem Austausch mit Service Providern und Kunden: Viele Unternehmen versenden zwar seit Jahren elektronische Rechnungen, erfüllen jedoch nicht immer die gesetzlichen Mindestanforderungen. Mit der Aktivierung von Compliance Engines werden strukturelle Fehler und fehlende Pflichtfelder sichtbar – mit potenziellen Risiken für Vorsteuerabzug und Steuerkonformität. Es empfiehlt sich, die eigenen Prozesse und Datenstrukturen regelmäßig zu überprüfen und auf die aktuellen regulatorischen Anforderungen abzustimmen.
Peppol als europäischer Standard?
Peppol gewinnt als Standard für den strukturierten Austausch von Rechnungs- und Lieferdokumenten in Europa weiter an Bedeutung. Während Länder wie Belgien, Kroatien und Neuseeland auf Peppol setzen, bleibt die Umsetzung in anderen Märkten wie Spanien oder Frankreich länderspezifisch. Die Harmonisierung der Formate und Prozesse wird mittelfristig ein zentrales Thema für international tätige Unternehmen bleiben.
Fazit
Die Entwicklungen im Bereich E-Invoicing sind dynamisch und länderspezifisch geprägt. Unternehmen sollten die regulatorischen Anpassungen kontinuierlich verfolgen, ihre Systeme frühzeitig anpassen und auf erfahrene Partner setzen, um Compliance sicherzustellen und Effizienzpotenziale zu nutzen. Das nächste E-Invoicing Update findet voraussichtlich am 25. September 2025 statt – wir halten Sie auf dem Laufenden.
