「情報管理」はデジタルトランスフォーメーションを成功させるための重要な要素の1つです。
さてここでいう「情報」とは何でしょうか？ 企業が取り扱う情報には大きく分けて２つあります。それは、「構造化データ」と「非構造化データ」の２つです。
これは一言でいうと「データベースにある情報」と「データベースにない情報」ともいえるでしょう。
■ 構造化データと非構造化データ
「構造化データ」は、業務プロセスに従って管理されています。マスターデータやトランザクションデータがその一例です。きちんと正規化されたこれらの情報は、検索や分析なども容易で、またセキュリティが担保され、統制も効いています。しかし、このような構造化データは企業が蓄積している情報全体の「20％」に過ぎないのです。
残りの「80％」の情報が「非構造化データ」です。構造化されていないこれらのデータは当然データベースの中には存在できず、従業員のPCやファイルサーバの中、はたまた紙のまま個人のデスクに置かれているといったように、さまざまな状態で存在しています。
■ 非構造化データとは
非構造化データとはつまり、価格表や注文書、請求書、契約書、メール文書、技術図書、人事文書、CAD図面、商品動画や画像などさまざまなコンテンツのことですが、これらの非構造化データは業務プロセスと連動しておらず、多種多様なデータフォーマットで存在するため非常に扱いにくいデータとして知られています。さらに問題はそれだけではありません。データそのものがデジタル化されておらず、デジタル化されていても複数のバージョンが存在していたりするため、そのままの状態ではデータの利活用が難しいという側面をもっています。
たしかに、非構造化データを管理するのは面倒だと言えるでしょう。いざ非構造化データの管理に取り組もうとすると、どのようにデータを分類するのか、どこにしまうのが適切なのか、のちに容易に探せるようにするためには、どのようなメタデータを持たせるかなど、これらのポリシーをきちんと考え整備しなければならないからです。
■ xECMをハブとしたデジタルトランスフォーメーションの推進
そこで、こういった煩わしいルールやポリシーの作成の必要がなく、これらの問題を解決してくれるソリューションが、オープンテキストが提供するOpenText Extended ECM（xECM）です。
では、実際にどのように活用し、課題を解決しているのか。xECMを導入した企業の実例を見ていきましょう。
自動車関連の製造業A社では、製造製品に関する仕様、設計、図面などの全ての技術情報および社内文書が、複数のファイルサーバや文書管理システム、グループウェアなどで管理され情報が分散していました。そこで、情報管理基盤としてxECMを採用したことで、適切なセキュリティを担保しながら子会社・関連会社間で情報を共有。業務効率化と情報ガバナンスの向上、情報開示請求への迅速な対応による大幅なコスト削減を実現しました。
一方、設備保全業務を行うB社では、それまで保全業務と切り離して保管されていた設備図書を、xECMを利用して業務システムのマスターデータと連動させ情報を統合。こうすることで関係者間の情報共有はもちろん、設備のタグナンバーなどの情報から、保全業務に必要な項目が一元的に取り出せるようになり、生産性が飛躍的に向上させました。
