Das Unternehmen SCHOTT blickt auf eine mehr als 140-jährige Tradition in der Entwicklung von Glas zurück, um das Leben besser zu machen. Heute nutzen unsere 17.100 Mitarbeiter auf der ganzen Welt ihr technisches Materialwissen und ihr einzigartiges Know-how in der Verarbeitung und Technologie, um Produkte zu entwickeln, die eine Vielzahl von Branchen unterstützen: von CERAN Haushaltsgeräten bis hin zu Architektur, Gesundheitswesen, Automobilbau und Hightech-Produktion.
Zur Unterstützung unserer Aktivitäten haben wir einen umfangreichen Lieferantenstamm aufgebaut. Damit der Betrieb reibungslos läuft, müssen wir in der Lage sein, jeden Monat Tausende von Lieferantenrechnungen pünktlich und korrekt zu bearbeiten. Da wir schnell wachsen, steigt auch die Zahl der Rechnungen, die wir erhalten. Tatsächlich hat sich das Volumen unserer Lieferantenrechnungen in den letzten Jahren mehr als verdreifacht.
Ohne unsere Zusammenarbeit mit OpenText wäre dieser Anstieg der Arbeitsbelastung ein großes Problem für uns gewesen. Glücklicherweise waren wir mehr als bereit für diese Herausforderung. Denn einige Jahre zuvor hatten wir uns auf den Weg gemacht, die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) bei SCHOTT zu digitalisieren und zu automatisieren.
Der Einstieg in die Automatisierung von AP-Prozessen
Unsere Initiative begann in unserem Shared Services Center, das für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im Namen aller unserer weltweiten Geschäftseinheiten zuständig ist. In der Vergangenheit verließen sich unsere Teams in der Kreditorenbuchhaltung in erster Linie auf manuelle, papierbasierte Prozesse, bei denen die Rechnungsdaten manuell in unsere SAP-Systeme eingegeben wurden. Das war sehr zeitaufwändig, und unseren Teams blieb nur wenig Zeit für andere Aufgaben.
Als die Zahl der eingehenden Rechnungen stark anstieg, wussten wir, dass wir entweder die Zahl unserer Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung deutlich erhöhen oder einen wesentlich effizienteren Ansatz für die Rechnungsbearbeitung finden mussten.
Zu diesem Zeitpunkt entschieden wir uns für OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions. Die Lösung erfüllte alle Anforderungen, die für uns am wichtigsten waren. Dazu gehörte auch die enge Integration mit unseren SAP Business Systemen. Da wir bereits seit mehreren Jahren OpenText-Lösungen für die Archivierung unserer SAP-Daten nutzen, wussten wir, dass wir uns auf OpenText verlassen können, wenn es um zuverlässige Lösungen und starken technischen Support geht.
99% schnellere Rechnungsbearbeitung
Zunächst nutzten wir Vendor Invoice Management nur, um die Rechnungen unserer Lieferanten in einigen wenigen Ländern zu bearbeiten. Als wir jedoch sahen, wie viel Zeit wir dadurch einsparen konnten, entschieden wir uns, die Lösung auf unsere internationalen Geschäfte auszuweiten – auf insgesamt 35 Länder.
In Zusammenarbeit mit OpenText Professional Services haben wir die Lösung erweitert und verbessert. Neben dem Aufbau einer automatisierten Rechnungsverarbeitung für unsere internationalen Geschäfte setzten wir OpenText Capture for SAP Solutions ein, um mehr Kontrolle zu erhalten, Kosten zu sparen und die Erkennungsrate bei der Datenerfassung zu erhöhen.
Das Projekt war ein großer Erfolg. Dank Vendor Invoice Management und Capture können wir größere Mengen an Rechnungen in unserem Service Center schneller als je zuvor verarbeiten. Vor OpenText dauerte es rund fünf Arbeitstage, eine Rechnung zu verbuchen. Heute kann unser AP-Team dies in durchschnittlich fünf Minuten erledigen: über 99% schneller.
Ein Ziel: Die Mitarbeiterzahl konstant halten
Im Laufe der Zeit sind schnelle, schlanke Prozesse für uns immer wichtiger geworden. Als wir anfingen, mit OpenText zu arbeiten, bearbeiteten wir nur ein Drittel der Rechnungen, die wir heute pro Jahr bearbeiten. Da wir unsere Kreditorenbuchhalter mit digitalen Workflows ausstatten, können wir die massiv gestiegene Arbeitslast bewältigen und gleichzeitig die Zahl der Mitarbeiter in unserem Shared Service Center niedrig halten.
Die Lösungen von OpenText helfen uns auch dabei, eine angenehme Arbeitsumgebung für unsere Teams zu schaffen. Seitdem wir die sich wiederholende manuelle Dateneingabe abgeschafft haben, bleibt unseren AP-Teams mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Wir haben mit OpenText großartige Ergebnisse erzielt, aber es gibt so viele Möglichkeiten, noch mehr zu tun, zum Beispiel noch mehr Rechnungen zu automatisieren.
Wir bei SCHOTT glauben, dass jeder etwas bewirken kann. Durch unsere Partnerschaft mit OpenText setzen wir unsere Philosophie in die Praxis um.