Wir bei SAP haben es uns zum Ziel gesetzt, die Welt besser zu gestalten. Wir sind weltweit tätig und beschäftigen mehr als 110.000 Mitarbeiter in über hundert juristischen Unternehmenseinheiten. Eines der wichtigsten Ziele meines Teams ist es, die HR-Prozesse für die Mitarbeiter so schnell und reibungslos wie möglich zu gestalten, damit sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.
Für die Verwaltung von HR-Prozessen in einem so großen Unternehmen wie SAP sind leistungsfähige digitale Tools unverzichtbar. SAP ist das Unternehmen hinter den SAP SuccessFactors-Lösungen und damit führend bei der Transformation der HR-Funktionen von Unternehmen weltweit. Für uns war es daher nur konsequent, SAP SuccessFactors-Lösungen auch für unser eigenes Unternehmen zu nutzen.
Auf der Suche nach einer neuen ECM-Plattform
Der erste Schritt auf unserem Weg zu SAP SuccessFactors-Lösungen war der Austausch unserer bestehenden Personalmanagement-Plattform durch SAP SuccessFactors Employee Central – ein flexibles, cloudbasiertes Personalinformationssystem („Human Resource Information System“, HRIS).
Zur Unterstützung der neuen Lösung benötigten wir zuverlässige und skalierbare Funktionen für das Dokumentenmanagement. Da unsere bestehende Dokumentenmanagement-Plattform die technischen und operationellen Anforderungen unseres HRIS der nächsten Generation nicht erfüllen konnte, suchten wir nach einer neuen Lösung.
Eines unserer wichtigsten Kriterien für eine neue Lösung war die Unterstützung von Prozessen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In der Vergangenheit waren wir in hohem Maße auf manuelle Bearbeitung angewiesen, um unsere Unterlagen zu überprüfen und Dokumente zu identifizieren, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelöscht werden mussten. Eine Automatisierung dieser Aufgaben würde viel Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzen.
Die Auswahl der optimalen Lösung
Bei der Bewertung des gesamten Marktes für Enterprise Content Management (ECM) wurde schnell klar, dass die Lösung OpenText Content Management die beste Wahl war. Sie bot nicht nur eine enge Integration mit SAP SuccessFactors-Lösungen, sondern auch eine strukturierte, automatisierte und zentral verwaltete Vorgehensweise für das Management des gesamten Dokumentenlebenszyklus.
Die Migration von Millionen von Personalakten zu OpenText Content Management war ein Mammutprojekt. Aber OpenText Professional Services hat uns bei jedem Schritt des Weges begleitet. Das Team hat sich von der Größe und Komplexität des Projekts zu keiner Zeit aus der Ruhe bringen lassen. Bei technischen Problemen hat OpenText uns immer schnell unterstützt, diese zu beheben.
Reibungslose Migration von Millionen von Datensätzen
Durch die Zusammenarbeit mit OpenText haben wir erfolgreich 8,5 Millionen Dokumente in OpenText Content Management migriert. Diese Lösung dient nun als zentraler Dokumentenspeicher für unsere weltweit eingesetzte SAP SuccessFactors Employee Central-Lösung.
Während des Prozesses unterstützte uns OpenText auch bei der Rationalisierung unserer Dokumentvorlagen: Wir konnten mehr als 2.000 Vorlagen aus unserem Altsystem auf heute nur noch 70 Templates konsolidieren.
Transformation der Compliance-Aktivitäten im Zusammenhang mit der DSGVO
Dank OpenText Content Management, das unsere Prozesse im Bereich der Personalverwaltung unterstützt, konnten wir die Geschwindigkeit und Effizienz wichtiger Compliance-Aktivitäten deutlich steigern. Für das Löschen von Dokumenten gemäß DSGVO ist nun keine mühsame manuelle Kleinarbeit mehr erforderlich. Wir legen nun die Aufbewahrungs- und Löschanforderungen in unseren Dokumentvorlagen fest, und die OpenText-Lösung wendet die Richtlinien automatisch auf unsere Datensätze an.
Wir haben mit OpenText Content Management bereits viel erreicht. Dennoch möchten wir noch viel mehr erreichen. Wir freuen uns sehr darauf, gemeinsam mit OpenText die KI-Technologien beider Unternehmen einzusetzen, um die Arbeitsabläufe im Personalwesen für SAP-Mitarbeiter weltweit noch effizienter zu gestalten.
Über den Autor:
Fausto Brembilla ist verantwortlich für die P&C Global Service Delivery Organisation, die Dienstleistungen für mehr als 110.000 SAP-Mitarbeiter erbringt. Unser Leistungsspektrum reicht von der Personalbeschaffung bis zur Ruhestandsregelung. Wir bieten Kompensationszahlungen, ermöglichen die Mobilität der Belegschaft, unterstützen SAP bei der Verkaufsförderung, verwalten externe Arbeitskräfte und beraten Mitarbeiter in allen Fragen rund um das Thema Work-Life-Balance.
Fausto hat mehr als 30 Jahre Erfahrung in der IT-Branche, davon über 20 Jahre bei SAP HR. In dieser Zeit bekleidete er verschiedene Positionen in den Bereichen Total Rewards, Business Partner, HR Operations and Talent Management. Bevor er 2001 zu SAP kam, war Fausto bei Compaq und Hewlett Packard tätig. Er studierte Elektronik und Informationstechnologie an der Universität Parma (Italien).
