An der elektronischen Rechnung führt bald kein Weg mehr vorbei. Mitte April wurde ein Diskussionsentwurf des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur Einführung von E-Invoicing in Deutschland an eine ganze Reihe wichtiger Wirtschaftsverbände verschickt. Voraussichtlich ab dem 01. Januar 2025 soll es dann – wie bereits in einigen anderen europäischen Ländern – für alle Unternehmen verpflichtend werden, auschließlich elektronische Rechnungen zu senden bzw. zu empfangen.
Die Koalitionsparteien SPD, Grüne und FDP hatten sich in ihrem Koalitionsvertrag auf die Einführung eines bundesweit einheitlichen Meldesystems zur Erstellung, Überprüfung und Weiterleitung von Rechnungen verständigt. Eine Rechnung muss dann in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versandt und empfangen werden. Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format werden zukünftig nicht mehr anerkannt, denn hierbei liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor. Das Vorliegen eines originär elektronisch erzeugten, strukturierten Datensatzes ist aber die Vorraussetzung für die Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzbehörden.
Was ist konkret zu erwarten?
Im Unterschied zu Ländern wie beispielsweise Italien oder Polen wird es nach aktuellen Kentnisstand kein „Clearance Modell“ geben, bei dem vollständige Rechnungen zur inhaltlichen Prüfung vorab an die Finanzbehörden übergeben werden müssen. Die Übermittlung der Rechnung an den Empfänger wird damit also nicht von der „Freigabe“ der Finanzbehörden abhängen.
Stattdessen wird die vom Versender der Rechnung ausgewählte e-Rechnungs-Plattform folgende Teilschritte ausführen:
- Inhaltliche Prüfungen (z.B. auf das Vorhandensein aller Pflichtangaben)
- Formatkonvertierung und Prüfung (Aufbau und Syntax gem. CEN 16931)
- Extraktion der Meldedaten aus der eRechnung
- Übermittlung der Meldedaten an die staatliche Plattform und
- parallel dazu: Übermittlung der eRechnung an die eRechnungs-Plattform des Empfängers
Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass zeitgleich die Meldedaten an die Finanzverwaltung und der eigentliche Rechnungsbeleg an den Empfänger übergeben werden.
E-Invoicing in Deutschland und ViDA
Die Einführung von E-Invoicing in Deutschland steht im Zusammenhang mit der ViDA-Initiative (Initiative Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter – VAT in the Digital Age – ViDA).
Ziel ist es, anhand einer Reihe von Maßnahmen das derzeitige Mehrwertsteuersystem in der EU zu modernisieren und zu harmonisieren um so den Steuerbetrug einzudämmen. Ab dem 01. Januar 2028 werden diese neuen Regelungen EU-weit verpflichtend sein. Außerdem ist geplant, ab diesem Stichtag ein transaktionsbasiertes Meldesystem für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze einzuführen. Hierbei werden lediglich bestimmte Rechnungsdaten an die Steuerbehörden übermittelt. Voraussetzung hierfür ist die elektronische Rechnung. Zu einem späteren Zeitpunkt ist vermutlich auch ein einheitliches elektronisches System für alle nationalen und grenzüberschreitenden B2B-Rechnungen vorgesehen.
Was passiert in der Zwischenzeit bis zum 1. Januar 2025?
Nach dem Versand des Diskussionsentwurfs des Bundesministeriums der Finanzen an die wichtigsten Wirtschaftsverbände wird es nun eine Feedback-Phase geben. Die angesprochenen Unternehmen und Verbände haben die Möglichkeit, bis zum 08.05.2023 Stellungnahmen und Anmerkungen zu diesem Entwurf abzugeben. Diese Rückmeldungen werden gesichtet und Details können dann gegebenenfalls in den Entwurf einfließen. Danach wird dieser Entwurf vom Kabinett verabschiedet und im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.
Rückmeldungen sind inbesondere zu erwarten in Bezug auf:
- Die zeitliche Planung (Verpflichtung zur elektronischen Rechnung ab dem 1.1.2025)
- Eine eventuelle zeitliche Staffelung zur Entlastung kleinerer und mittlerer Unternehmen. Denkbar sind zum Beispiel Staffelungen auf Basis der Unternehmensgröße oder des Rechnungsbetrages. Alternativ wäre es denkbar, den Versand oder dem Empfang zeitlich zu trennen.
- Zulässige Rechnungsformate (z.B. bestimmte Branchenformate zur Abbildung branchenspezifischer Anforderungen)
Unabhängig von diesen Detailfragen ist aber klar: Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung wird auch in Deutschland kommen. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, sich frühzeitig mit dem Thema E-Invoicing in Deutschland auseinanderzusetzen und ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anzupassen, damit Sie rechtzeitig zum voraussichtlichen Stichtag am 1. Januar 2025 bereit sind. Kontaktieren Sie jetzt einen OpenText-Experten. Wir beraten Sie gerne ausführlich zu sinnvollen und möglichen Lösungen für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie auch die Gelegenheit und informieren Sie sich in unserem nächsten E-Invoicing Update ausführlich über die Gesetzeslage. Unser Experte steht Ihnen dort für Ihre Fragen zur Verfügung.
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