Bildungseinrichtungen stehen vor wachsenden Herausforderungen: steigende Studentenzahlen, komplexe Projektlandschaften, knappe Budgets und strenge Dokumentationspflichten. Mit SAP S/4HANA für Finanzen und Einkauf sowie SAP SuccessFactors für HR-Prozesse schaffen Universitäten und Hochschulen eine solide operative Basis. Die OpenText-Bausteine xECM (Studierendenakten), ADA für revisionssichere Archivierung und DAM für digitales Asset Management erweitern diese Struktur. Das Ergebnis: durchgängig digitale Campus- und Projektprozesse, eine moderne E-Akte und sichere Langzeitaufbewahrung.
Bildung im digitalen Wandel
Ob Hochschule, Berufsschule oder Universität – Bildungseinrichtungen tragen enorme Verantwortung: Sie müssen Lern- und Forschungsumgebungen organisieren, Personal verwalten und Fördermittel korrekt abrechnen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen:
– Studierende erwarten digitale Services wie Self-Services, Online-Bewerbungen und schnelle Kommunikation.
– Forschung & Projekte erfordern transparente Prozesse und revisionssichere Dokumentation.
– Regulatorische Vorgaben verpflichten zu Langzeitaufbewahrung von Studentenakten, Prüfungsleistungen oder Projektberichten.
Traditionelle Verwaltungsprozesse stoßen hier an ihre Grenzen.
Painpoints im Bildungsbereich
– Zersplitterte Systeme: Finanz- und Personalverwaltung laufen oft getrennt, Studentenakten liegen verteilt in Papierform oder in Fachverfahren.
– Hoher Dokumentationsaufwand: Projektförderungen und Drittmittel erfordern transparente Abläufe und revisionssichere Nachweise.
– Fehlende Transparenz: Studenten, Lehrpersonal und Verwaltung greifen auf unterschiedliche Datentöpfe zu, was Bearbeitungszeiten verlängert.
– Langfristige Aufbewahrung: Abschlussarbeiten, Zeugnisse oder Forschungsdaten müssen über Jahrzehnte zugänglich bleiben.
Die Zukunft mit SAP & OpenText
– SAP S/4HANA (Finanzen/Einkauf) digitalisiert Beschaffungsprozesse, optimiert Budgetverwaltung und macht Campus-Finanzen transparent.
– SAP SuccessFactors ermöglicht moderne Personalprozesse – von der Verwaltung wissenschaftlicher Mitarbeiter bis hin zu globalen Austauschprogrammen.
– OpenText xECM bindet Dokumentenmanagement direkt in SAP ein, etwa für digitale Studierendenakten.
– ADA/Core Archive stellt sicher, dass Dokumente langfristig, rechtssicher und nach BSI-Vorgaben archiviert werden.
– DAM (Digital Asset Management) schafft Ordnung bei wachsenden Medienbeständen: Vorlesungsunterlagen, Forschungsberichte oder audiovisuelle Inhalte.
Zusammenspiel: Vom Campus zur E-Akte
– Digitale Studentenakte: Bewerbungsunterlagen, Prüfungsleistungen und Zeugnisse an einem Ort – schnell zugänglich, jederzeit revisionssicher.
– Projekt- und Forschungsprozesse: Transparente Verwaltung von Drittmitteln, Nachweisen und Förderberichten.
– Campus-Prozesse: Einkauf, Finanzen und HR integriert, medienbruchfrei und standardisiert.
– Langzeitaufbewahrung: Prüfungsergebnisse, Dissertationen oder Verträge sicher archiviert – auch über Dekaden hinweg.
Fazit
Bildungseinrichtungen profitieren doppelt: Einerseits werden Verwaltungsprozesse effizienter, andererseits steigert die Digitalisierung die Attraktivität für Studierende und Forschende. Mit SAP und OpenText entsteht eine durchgängige Infrastruktur, die E-Akten, Campus-Management und Langzeitaufbewahrung vereint.
