Die öffentliche Verwaltung steht unter Druck: knappe Ressourcen, wachsende Erwartungen von Bürgern und gleichzeitig strikte gesetzliche Vorgaben wie OZG 2.0, EGovG oder XRechnung. Während mancher Prozess noch papiergebunden ist, steigt die Notwendigkeit, digitale Lösungen einzuführen. Die SAP-Säulen S/4HANA PSM, Ariba und SuccessFactors bilden die Basis für Verwaltungsprozesse. Mit den OpenText-Bausteinen xECM, ADA/Core Archive, Document Presentment und VIM entsteht daraus ein Ökosystem, das E-Akten, schnellere Vorgangsbearbeitung und medienbruchfreie Kommunikation ermöglicht – mit Compliance als verbindendem Anker.
Der öffentliche Bereich im Wandel
Bund, Länder und Kommunen sind das Rückgrat staatlicher Dienstleistungen. Von Haushaltsplanung über Beschaffung bis hin zur Personalverwaltung steuern sie Prozesse, die direkt das Leben von Millionen Menschen betreffen. Doch vielerorts sind die Strukturen historisch gewachsen: papierbasierte Akten, Insellösungen und parallele Fachverfahren prägen den Alltag.
Mit Blick auf die kommenden Jahre sind Reformdruck und Digitalisierungsvorgaben deutlicher denn je: Das OZG 2.0 schreibt verbindliche Fristen für die Umsetzung digitaler Verwaltungsleistungen vor. Das E-Government-Gesetz (EGovG) verlangt eine durchgehende Digitalisierung von Abläufen. Hinzu kommen Regularien wie TR-RESISCAN/ESOR für revisionssichere Archivierung oder XRechnung für den digitalen Rechnungsaustausch.
Schmerzpunkte – wo die Verwaltung heute an Grenzen stößt
– Papierberge & Silos: Aktenbestände in Papierform oder parallel laufende Fachverfahren bremsen Geschwindigkeit und verursachen Mehraufwand.
– Langsame Vorgangsbearbeitung: Medienbrüche führen zu Verzögerungen und erhöhen die Fehlerquote.
– Hoher Aufwand für Compliance: Rechtliche Anforderungen wie ESOR oder OZG sind mit bestehenden Systemen kaum vollständig abbildbar.
– Fachkräftemangel: Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit mit manuellen Tätigkeiten statt mit wertschöpfender Arbeit.
Diese Schmertzpunkte zeigen: Mit traditionellen Strukturen lassen sich die Herausforderungen der nächsten Jahre nicht bewältigen.
Die Zukunft mit SAP & OpenText
Die Antwort liegt in einer integrierten, digitalen Verwaltungsarchitektur. SAP bildet dabei das operative Rückgrat – für Finanzen, Beschaffung und Personalprozesse. OpenText ergänzt dieses Fundament um intelligentes Informationsmanagement: digitale Akten, revisionssichere Archivierung, automatisierte Dokumentenerstellung und medienbruchfreie Kommunikation.
Das Ziel:
– Effizienzgewinne durch automatisierte Workflows
– Transparenz durch zentrale Akten und revisionssichere Ablagen
– Compliance-Sicherheit durch BSI-konforme Systeme
– Bürgernähe durch schnellere Bearbeitung und digitale Services
Wie das Zusammenspiel funktioniert
SAP-Basis-Säulen
– S/4HANA PSM: Steuerung von Finanzen & Ressourcen im Public Sector
– Ariba: Beschaffung, Lieferantenmanagement, transparente Vergabeprozesse
– SuccessFactors: Moderne HR-Prozesse, digitaler Mitarbeiterzyklus
OpenText-Bausteine
– xECM: Verbindet SAP-Prozesse mit Dokumentenmanagement – die Brücke zur E-Akte
– ADA/Core Archive: Revisionssichere Langzeitarchivierung nach TR-RESISCAN und EU-Vorgaben
– Document Presentment: Automatisierte und einheitliche Dokumentenausgabe – von Bürgerbriefen bis Bescheiden
– VIM (Vendor Invoice Management): Standardisierte, effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen inkl. XRechnung
Kernergebnisse für die Verwaltung
– E-Akte: Einheitliche, digitale Fallbearbeitung für alle Fachbereiche
– Schnellere Vorgangsbearbeitung: Medienbruchfreie Abläufe, weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten
– Medienbruchfreie Kommunikation: Einheitliche Datenflüsse zwischen Verwaltung, Bürgern und Unternehmen
– Compliance-Anker: Lückenlose Erfüllung von Vorgaben wie OZG 2.0, EGovG, TR-RESISCAN/ESOR und XRechnung
Fazit
Die Digitalisierung der Verwaltung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Nur durch das Zusammenspiel von SAP-Säulen und OpenText-Bausteinen gelingt es, Schmertzpunkte zu überwinden, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und eine Verwaltung zu schaffen, die den Ansprüchen von morgen gerecht wird.
