Die gesetzlichen Vorgaben und technischen Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch verändern sich weltweit rasant. Wer international tätig ist, muss neue Mandate, Übergangsfristen und technische Detailänderungen frühzeitig einordnen – sonst drohen Prozessbrüche, Mehraufwand und im schlimmsten Fall Compliance‑Risiken.
In unserem Webinar „E‑Invoicing Update Q4 2025“ (30 Minuten, Dezember 2025) gab es einen kompakten Überblick über die wichtigsten Entwicklungen in Deutschland, Europa und ausgewählten internationalen Märkten – inklusive Einordnung, was Unternehmen jetzt konkret tun sollten.
Warum dieses Quartals‑Update relevant ist
E‑Invoicing ist längst nicht mehr nur „Formatumstellung“. In vielen Ländern kommen parallel dazu Validierungslogiken, Echtzeit‑Meldepflichten, Plattformmodelle und strengere Anforderungen an Archivierung und Datenqualität.
Ein zentraler Punkt aus dem Webinar: Nicht nur die Ausgangsseite (Versand) ist kritisch – gerade auf der Eingangsseite entscheidet die Qualität der Prüfung darüber, ob eine Rechnung steuerlich sauber verarbeitet werden kann.
Deutschland: BMF‑Schreiben vom 15. Oktober 2025 – drei Fehlerarten
Für Deutschland wurde das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 hervorgehoben. Es schafft Klarheit rund um Pflichten im Rechnungsaustausch und unterscheidet drei Fehlerkategorien:
- Formatfehler: Die Datei gilt dann nicht als E‑Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn alle Pflichtangaben korrekt sind.
- Geschäftsregelfehler: Können bei Validierungen als „critical error“ auftauchen, sind umsatzsteuerlich aber häufig unbeachtlich – solange keine Pflichtangaben fehlen.
- Inhaltsfehler: Verstöße gegen umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. §§ 14, 14a UStG) führen zu einer nicht ordnungsmäßigen Rechnung.
Wichtig für die Praxis: Ein reiner „Konverter“ reicht nicht. Entscheidend ist eine Tiefenprüfung (Pflichtfelder + Wertebereiche + Geschäftsregeln), damit fehlerhafte Dokumente nicht automatisiert weiterverarbeitet werden.
Belgien: Mandat bleibt – aber 3 Monate Nachfrist
Belgien hält am Starttermin Januar 2026 fest, hat aber eine dreimonatige Nachfrist angekündigt. Unternehmen müssen im Zweifel nachweisen, dass sie rechtzeitig angemessene Maßnahmen zur Umsetzung ergriffen haben (z. B. wenn technische Send/Receive‑Fähigkeiten noch nicht final bereitstehen).
Takeaway: Die Nachfrist ist kein „Freifahrtschein“. Wer jetzt nicht startet, verliert wertvolle Zeit.
Vereinigtes Königreich: Pflicht ab 2029, dezentrales Modell
Großbritannien hat die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für B2B und B2G VAT‑Rechnungen ab 2029 bestätigt. Geplant ist ein dezentrales Modell (keine zentrale Regierungsplattform). Real‑Time Reporting soll 2029 zunächst nicht kommen, um den Übergang zu erleichtern.
Portugal: PDF bleibt bis Ende 2026, QES ab 2027
Portugal verschiebt zentrale Anforderungen:
- PDF‑Rechnungen gelten bis 31. Dezember 2026 weiterhin als elektronische Rechnungen für steuerliche Zwecke.
- Ab 1. Januar 2027 müssen alle nicht‑EDI‑Rechnungen (inkl. PDFs) mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) versehen sein.
- Die erste verpflichtende jährliche SAF‑T‑Datei für Transaktionen 2026 ist nun erst 2028 einzureichen.
Spanien: Veri*factu verschoben – E‑Invoicing/E‑Reporting weiter ohne festen Rollout
Spanien bleibt ein Markt mit hoher Dynamik:
- **Veri*factu wurde verschoben: 1. Januar 2027 (Unternehmenssteuerzahler) und 1. Juli 2027** (alle anderen).
- Für das geplante Mandat zu E‑Invoicing / E‑Reporting gibt es weiterhin keinen finalen Zeitplan. Erwartet wird Orientierung am Standard EN 16931 und Kompatibilität mit Peppol‑Interoperabilitätsowie ein Plattformmodell zur Echtzeit‑Datenübermittlung.
Polen: KSeF 2.0 – technische Updates und Übergangsregelungen
Polen treibt KSeF 2.0 weiter:
- Stabilere Infrastruktur, aktualisierte API‑Endpunkte, standardisierte Fehlermeldungen.
- Neue Zertifikate verfügbar ab 01.11.2025.
- Umstellung auf FA(3) ermöglicht strukturierte Anhänge, erweiterte VAT‑Codes und den „Offline24“‑Modus (spätere Übermittlung bei fehlender Echtzeitverbindung).
- Übergangsregelungen: KSeF‑Nummer bei Zahlungen wird auf 01.01.2027 verschoben; eine sanktionsfreie Übergangsphase gilt bis Ende 2026.
Serbien: Verschiebungen, strengere Validierung, Archivierung für alle Dokumente
Serbien verschiebt Gesetzesänderungen zur E‑Rechnung bis Ende 2026. Gleichzeitig kommen:
- Erweiterte Daten‑ und Validierungsanforderungen
- Elektronische Archivierung nicht nur für Rechnungen, sondern für alle verarbeiteten Dokumente
- Anpassungen rund um VAT‑Erfassung und die Option, europäische Standardrechnungen anzunehmen
Frankreich: PPF/PA‑Tests und Projektstart ab Frühjahr 2026
Für Frankreich wurden die aktuellen Schritte rund um die Mandatseinführung betont:
- Übergang von ChorusPro in das neue Portal PPF (Portail Public de Facturation)
- End‑to‑End‑Tests der zertifizierten PA‑Provider (inkl. Rechnungsaustausch, Steuerdatenmeldungen, Verzeichnis‑Updates)
- Erwartung: Abschluss der Tests bis Februar 2026, Projekt‑/Service‑Konfiguration ab März 2026
EN 16931: Updates mit Blick auf 2030
Der Standard EN 16931 wird erweitert (u. a. neue Felder wie IBAN, Triangulation, Korrekturrechnungsnummern; bessere Unterstützung komplexer Vorgänge wie Skonto, Fremdwährung, Mehrfachaufträge). Veröffentlichung ist für Mai 2026 vorgesehen, Verpflichtung für innergemeinschaftliche B2B‑Umsätze ab Juli 2030.
Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten
- Eingangsrechnungen ernst nehmen: Tiefenvalidierung statt „nur Konvertierung“.
- Länder‑Roadmap pflegen: Mandate + Übergangsfristen + technische Modelle je Land.
- Datenqualität & Stammdaten prüfen: Viele neue Anforderungen scheitern an fehlenden Feldern.
- Archivierbarkeit mitdenken: Nicht nur Rechnung, oft auch Begleitdokumente.
- Früh testen: APIs, Zertifikate, Offline‑Szenarien und Fehlermeldungen gehören in die Testplanung.
Aufzeichnung
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Hinweis: Dieser Beitrag fasst Inhalte aus dem Webinar zusammen und dient der Orientierung. Er ersetzt keine Rechts‑ oder Steuerberatung.
