E-Mail ist aus dem modernen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die elektronische Post dient als Gedächtnisstütze, Protokoll, Informationsvermittler, schnelles Kommunikationsmittel und schriftlicher Beweis für erfüllte Informationspflichten oder übermittelte Dokumente. Gespeichert auf Servern, in Archiven oder auf lokalen Festplatten lässt sich über E-Mail praktisch alles regeln oder nachweisen. Diese eigentlich positive Tatsache hat aber auch nicht zu unterschätzende Schattenseiten.
Wenn E-Mails überhand nehmen, wird E-Mail-Kommunikation zum Kostenrisiko
Die E-Mail-Flut mit hunderten oder gar tausenden Nachrichten im Posteingang wird für die Mitarbeiter zum Zeitproblem. Und die ständige Unterbrechung durch eingehende Nachrichten macht E-Mail zu einem echten Produktivitätskiller. So gaben 90 Prozent der Teilnehmer einer Studie von Sopra Steria Consulting an, in ihren Unternehmen würden zu viele E-Mails versendet. Doch auch nachdem der Posteingang abgearbeitet ist, kostet die Suche nach den „irgendwo“ abgelegten Dokumenten unnötig Zeit – 22 Minuten am Tag sind es in deutschen Unternehmen durchschnittlich pro Mitarbeiter
ECM: Große Volumen von E-Mails effizient managen
Heute möchte ich Ihnen ein Unternehmen vorstellen, das mit einer neuen, innovativen Enterprise Content Management (ECM) Strategie seine E-Mail-Flut in den Griff bekam. Dieser Organisation gelang es, durch die effektive Verwaltung der stark wachsenden E-Mail-Massen Risiken und Kosten zu senken.
Eine ungebremst steigende E-Mail-Flut ist bekanntlich in vielen Organisationen ein wunder Punkt. Jährliche Wachstumsraten von 500 bis 1.000 Prozent sind dabei durchaus im üblichen Rahmen. Die Folge: die gewohnte „Alle Mails speichern“-Politik funktioniert nicht mehr. Ein Unternehmen nach dem anderen musste feststellen, dass sie so in eine Sackgasse aus genervtem Records Management, verärgerter Rechtsabteilung und explodierenden Speicherkosten gerieten. Aber wie lautet nun das Erfolgsrezept?
In einer der meiner Meinung nach besten Kunden-Sessions der Enterprise World Konferenz 2016 berichtete der Pipeline- und Hafenbetreiber NuStar Energy von seinem Weg zur optimalen E-Mail-Verwaltung. Die Geschichte dahinter ist nichts Ungewöhnliches. Als relativ junges Unternehmen konzentrierte NuStar seine Anstrengungen auf jene operativen Prozesse, die das Unternehmen am Laufen hielten. Für die Entwicklung und Implementierung von Richtlinien zur Datenverwaltung und -archivierung blieben weder Zeit noch Ressourcen übrig.
So oder so ähnlich berichten das meiner Erfahrung nach viele Organisationen, ganz unabhängig von ihrem digitalen Reifegrad. Das Ergebnis war ebenso vorhersehbar. Überlässt man den Endanwendern die Verwaltung ihres E-Mail-Verkehrs, resultiert das in rapide steigenden Speicherkosten. Dazu kommen Bedenken von Rechtsabteilung und Records Management, ob sich relevante Daten für Rechtsstreitigkeiten oder Compliance-Prüfungen überhaupt wiederfinden lassen.
Vereinfachen als Erfolgsrezept
Für NuStar war Zeit ein wesentlicher Faktor. Die strategische Entscheidung des Management-Teams zur Eindämmung des E-Mail-Aufkommens: in puncto ECM-Implementierung neue Wege zu gehen. Anstatt des konventionellen Ansatzes, bei dem ECM alle Bereiche eines Unternehmens abdeckt, definierte man ein spezifisches, konkretes Problem – die E-Mail-Verwaltung. Anschließend wurden alle für die Lösung des Problems notwendigen Technologien und Best Practices beschafft und implementiert. Sämtliche Umsetzungsschritte, von der Gestaltung der Richtlinien über das Change Management bis zur Anwenderschulung, wurden auf dieses eine Ziel ausgerichtet.
Die Konzentration auf eine einzige, definierte Aufgabe spiegelte sich positiv in den Ergebnissen wider. Durch die tiefe Integration von ECM in den E-Mail-Prozess gewann NuStar größtmögliche Kontrolle über das E-Mail-Aufkommen im Unternehmen. Gleichzeitig steigerte das Unternehmen die Produktivität, in dem es einer neuen Mitarbeiter-Generation ermöglichte, so zu arbeiten, wie es für sie am besten ist.
Hinter der Erfolgsgeschichte von NuStar steckt aber noch mehr, zum Beispiel die Technologie von OpenText. Mit dieser konnte das Unternehmen ein einfach zu bedienendes, mehrstufiges E-Mail-Management-Programm installieren und gleichzeitig den Grundstein für ein ECM-System legen, das nun systematisch auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. Mehr über die phänomenale Entwicklung von NuStar erfahren Sie hier (Englisch).
Übrigens: Genau diese Berichte machen die jährliche Enterprise World Konferenz so spannend. Die Gelegenheit, aus erster Hand zu erfahren, wie ein Unternehmen eine für alle Beteiligten – Records Management, Rechtsabteilung und Businessanwender – befriedigende Lösung seiner E-Mail-Problematik fand, ist Gold wert.
Meine Empfehlung: planen Sie die Enterprise World 2017 im Juli in Toronto in Ihren Terminkalender ein. Es lohnt sich!
Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.
